Webbc.ru

Веб и кризис
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Вкладыш в книгу

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Где отражают учет трудовых книжек

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Что с печатью?

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

  • на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
  • при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

  1. если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
  2. в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Бухгалтерский учет

Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Что будет за нарушение правил?

Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Бланк трудовой книжки имеет ограниченное количество страниц. Зачастую возникают ситуации, когда записи обо всей трудовой деятельности работника не умещаются в соответствующие составные части этого документа. В этом случае для продолжения внесения записей оформляются вкладыши для разделов трудовой книжки, в которых соответствующие поля закончились. В трудовой книжке это событие сопровождают специальный штамп и запись «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец можно посмотреть здесь).

Читать еще:  Реальный заработок биткоинов без вложений

Трудовая книжка

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  • в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Информация о том, как выглядит и заполняется вкладыш в трудовую книжку, также предусмотрен указанными нормативными правовыми актами.

Ведение трудовых книжек на всех сотрудников, а также оформление (при необходимости) вкладышей к ним являются обязанностями работодателя по отношению ко всем работникам, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)

Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка. Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.

Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.

Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Обязанность ведения трудовых книжек возложена на работодателя (статья 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 Правил).

Согласно пунктам 3, 4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н, обеспечение работодателей бланками соответствующих документов осуществляется на платной основе в соответствии с контрактами, заключенными с их производителем или распространителем.

Указанным НПА предусмотрен образец вкладыша.

На основании пункта 44 Правил обязанность обеспечивать в наличии должное количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее возложена на работодателей.

Указанные документы хранятся работодателем в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности. Выдача этих документов производится по заявке уполномоченного лица (пункт 42 Правил).

Следовательно, ведение вкладыша в трудовую книжку, равно как и приобретение необходимого количества вкладышей, – обязанность работодателя, а не работника.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Форма заявки от уполномоченного на ведение трудовых книжек лица о выдаче ему соответствующих бланков законодательством не предусмотрена. Такая заявка составляется в произвольной форме.

Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»

Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.

Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку (вместе с самой трудовой книжкой) нужен для учета трудового стажа, в нем отражаются сведения о работнике, порученной ему работе, переводах, увольнениях и их основаниях, а также поощрениях за успехи в труде.

Вкладыш в трудовую книжку: для чего он нужен и как его оформить

Вкладыш в трудовую книжку оформляется в том случае, если в документе работника закончились страницы для внесения новой информации. Он подлежит обязательной регистрации и должен быть заполнен в соответствии с регламентом заполнения трудовых книжек.

Как оформить документ и где приобрести вкладыш – наиболее часто задаваемые вопросы среди владельцев малого бизнеса, так как не все предприятия имеют возможность заказать документы напрямую.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш может потребоваться в самых разных ситуациях, прежде всего тем, кто часто меняет место трудовой деятельности. При этом причинами вшивки вкладыша может служить активный карьерный рост работника организации, благодаря которому постоянное внесение данных об изменении должности и трудовых обязанностей может поспособствовать быстрому окончанию чистых страниц, поощрение сотрудника предприятия с занесением информации в трудовую книжку за какие-либо существенные заслуги перед руководителем фирмы, а также любые другие причины.

Окончившиеся чистые листы для внесения информации о работнике – это не повод снижать производительность труда или значительно уменьшать свои заслуги на предприятии, так как именно для таких случаев законодательством был разработан вкладыш в трудовую книжку. Данный документ имеет определенные степени защиты от подделок и выпускается только на Гознаке, любая самостоятельная распечатка бланков для работодателя может закончиться лишением свободы за подделку государственных документов.

Читать еще:  Решение о внесении вклада в имущество

Правила внесения информации во вкладыш устанавливаются Правилами, разработанными Министерством труда. Они закреплены в Постановлении Минтруда № 69, которое было принято 10 октября 2003 года.

Образец вкладыша

Образец вкладыша можно просмотреть на сайте Министерства труда или ознакомиться с представленным ниже.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей

При оформлении работника по трудовому договору будущий сотрудник организации передает свою трудовую книжку в отдел кадров или непосредственно руководителю предприятия, если работодатель является индивидуальным предпринимателем. В течение одной недели руководитель предприятия или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия, вносит в трудовую книжку запись о приеме гражданина на работу, с указанием даты начала фактической трудовой деятельности, занимаемой им должности и документа, на основании которого гражданин приступил к выполнению возложенных на него функций – распоряжение или приказ руководителя о приеме лица на работу.

Если по каким-то причинам у гражданина отсутствует трудовая книжка, то работодатель должен оформить документ самостоятельно с последующим вычетом стоимости книжки из заработной платы работника. Как правило книжка стоит около 250-350 рублей.

Согласно Постановлению Правительства № 225 работодатель обязан вести учет всех трудовых книжек, которые поступили к нему на баланс от работников предприятия. Поэтому для отчетности создается журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей в нее.

Важно! Под отчетность попадают не только оформленные трудовые книжки и вкладыши, но и пустые бланки, которые будут применяться в будущем. Все документы должны быть в хорошем состоянии и храниться в закрытом режиме без доступа к ним третьих лиц.

В журнале учета отображается вся информация о трудовых книжках, особенно их передвижение по отделам или выдача на руки. Работодатели должны вести книгу учета по унифицированному образцу, который введен Постановлением Министерства труда № 69, однако никто не запрещает разработать собственный журнал учета и пользоваться им.

Обычно книга учета состоит из 13 разделов, данные в которые должен заносить работодатель при каком-либо перемещении трудовой книжки работника организации. В книге учета регистрируются не только сами трудовые книжки, но и вкладыши к ним под отдельным порядковым номером. Все даты, фигурирующие в журнале учета, должны быть формата ДД.ММ.ГГГГ, никакие сокращения, такие как проставление даты прописью, не допускаются. Например, «12 апреля 2018 года» будет неверной записью, правильно писать следующим образом: «12.04.2018».

Обязательно вносится персональная информация работника, у которого работодатель взял трудовую книжку, а равно и оформил ее или вкладыш. В графе № 5 указывается фамилия, имя и отчество сотрудника предприятия полностью, указание инициалов не допускается.

Так как трудовая книжка и вкладыши в нее содержат собственную серию и номер, то в журнале определяется колонка для внесения такой информации. В унифицированной форме раздел является шестым по счету. В следующем разделе указывается должность работника, чья трудовая книжка находится у работодателя, при чем в обязательном порядке должность должна соответствовать всем документам и писаться аналогичным образом. Не допускаются сокращения, изменение информации или внесение новых данных.

Помимо этого, в книгу учета вносится информация о структурном подразделении, в котором осуществляет трудовую деятельность работник организации. Если подразделения отсутствуют, то поле остается свободным. Следующий раздел должен содержать информацию о приказе или ином распорядительном документе, на основании которого сотрудник организации поступил в штат и начал выполнять возложенные на него трудовые обязательства. В десятом разделе ставится подпись сотрудника, который ответственен за оформление и заполнение книги учета, в некоторых случаях это может быть сам руководитель предприятия.

Одиннадцатый раздел используется только в том случае, если работодатель самостоятельно выдал работнику трудовую книжку. В нем указывается стоимость, которая была удержана с работника за оформление трудовой или вкладыша в нее.

Последние два раздела заполняются при увольнении работника, в предпоследнем указывается дата увольнения и выдача трудовой книжки формата ДД.ММ.ГГГГ. Если выдача документа осуществилась после непосредственного увольнения, то ставится дата выдачи книжки. В последней колонке бывший работник предприятия оставляет свою подпись, подтверждая выдачу документа.

Как и где можно купить вкладыш в трудовую

Вид вкладыша утвержден Постановлением правительства № 225 и не подлежит изменению до внесения правок Правительством РФ. Объем документа — 36 страниц без учета внешней обложки. На сведения о работе приходится 18 страниц, на информацию о наградах работников – 16.

Особое внимание заостряется на том факте, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При этом ведется в соответствии с регламентами ведения трудовых книжек и заполняется соответствующим образом. При выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится печать «ВЫДАН ВКЛАДЫШ», в которой указывается серия и номер документа. Если вкладышей несколько, то печати ставятся по количеству вшитых вкладышей, с указанием всей информации по каждому из них – серия и номер.

Читать еще:  Заработок в интернете без вложений быстро

Купить бланки вкладышей можно практически в любом книжном или канцелярском магазине, однако стоит иметь ввиду, что продаются они только юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям с предъявлением доказательств существования организации. В случае получение документов иным лицом, на него должна быть выписана соответствующая доверенность от лица руководителя компании, с указанием юридических реквизитов предприятия. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются бланками строгой отчетности, которые следует хранить в соответствии с регламентом.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Обязанность по вшиванию вкладыша в трудовую книжку полностью лежит на работодателе сотрудника организации, поэтому руководитель или работник предприятия с достаточными полномочиями должен оформить вкладыш согласно трудовому регламенту. В противном случае работодателя ожидает крупный штраф.

Использование других бланков, кроме унифицированных, Правительством РФ не допускается, такое решение приведет к признанию трудовой книжки недействительной и возможно к аннулированию стажа работника.

Для того чтобы вшить вкладыш необходимо следовать простой инструкции:

  1. Перед непосредственным вшиванием документа на титульном листе трудовой книжки ставится печать с надписью «ВЫДАН ВКЛАДЫШ», затем проставляется информация о вкладыше – серия и номер. Данная информация может быть записана вручную синей или черной шариковой ручкой либо отпечатана специальной печатью, размер которой не превышает 1 см х 2,5 см. Указываемые сведения должны в полном объеме совпадать с серией и номером вкладыша, в противном случае вкладыш будет считаться недействительным и работник потеряет большое количество стажа.
  2. На втором этапе заполняется титульная страница вкладыша. В ней указывается фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки, а также вносится информация о его образовании. Эти данные вносятся только по предоставлению подтверждающих документов, без них внесение информации становится невозможным.
  3. Вкладыш в обязательном порядке должен быть заполнен в тот же день, когда он был оформлен.
  4. Последний этап – вшивание вкладыша в трудовую книжку.

Каких-либо четко установленных и регламентированных способов вшивания вкладыша в трудовую книжку не устанавливается, однако длительная практика российских организаций разработала собственный алгоритм, который в последствие стал общепринятым.

Вшивать вкладыш необходимо следующим образом:

  1. Сначала открыть трудовую книжку на последнем листе, после которого идет обложка документа.
  2. Развернуть вкладыш по середине и открыть-закрыть его несколько раз, чтобы документ мог лежать раскрытым на серединных страницах.
  3. Толстой иглой или любым другим инструментом, которым можно заменить иглу, делается прокол в середине вкладыша и между последней страницей трудовой книжки и ее обложкой.
  4. Делается два или три прокола для сшивания.
  5. Черной или белой ниткой документы сшиваются друг с другом несколько раз, но концы нитки должны быть в обязательном порядке внутри вкладыша.
  6. Кончики ниток связываются на несколько крепких узлов, а затем подрезаются до оптимальной длины.

Вшивание вкладышей несложное дело, однако требует достаточной силы и наличия наперстка, если сшивка идет иглой, так как в противном случае велик риск проткнуть палец.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую заполняется в соответствии с правилами, утвержденным Правительством РФ. Отклонение от установленного регламента не допускается, так как в таком случае документ может быть признан недействительным и подлежать полной замене.

Вкладыш оформляется той организацией, которая заполнила последние листы документа в том или ином разделе.

Заполнение документа должно осуществляться аналогичным образом с трудовой книжкой, при этом выделяются несколько основных особенностей:

  1. В титульном листе проставляется дата его фактического заполнения, проставление даты создания трудовой книжки не допускается.
  2. Во вкладыш вносится только достоверная информация, например, новая фамилия работника, уровень его образования и прочее.
  3. Внизу проставляется подпись ответственного сотрудника, чаще всего работника кадровой службы предприятия.
  4. Вкладышей может быть несколько, максимально допустимое количество документов на одну трудовую книжку не устанавливается.

Заполнение вкладыша должно осуществляться без каких-либо ошибок и неточностей, так как такая неприятность может привести к серьезным последствиям при оформлении пенсии. Пенсионный фонд может отказаться учитывать опыт работы гражданина при определении ему пенсионных начислений.

Заключение

Вносить исправления во вкладыш категорически запрещено, такой документ подлежит утилизации в соответствии с регламентом. Поэтому некоторые кадровики рекомендуют сначала полностью заполнить вкладыш и только потов делать отметки в трудовой книжке и вшивать его, таким способом можно сэкономить большое количество времени и опрятность трудовой книжки работника.

Трудовым законодательством строго запрещается:

  • использование нового бланка трудовой книжки вместо вкладыша;
  • подшивание или вклейка чистых дополнительных листов;
  • продолжение заполнения сведений о работе в графе «Сведения о награждениях», в таком случае трудовая книжка будет признана недействительной, а работодателя привлекут к административной ответственности.

Вкладыш в трудовую должен оформляться в соответствии с действующим законодательством, так как при малейшем нарушении работник рискует потерять не только сам документ, но все сведения из него, а также остаться без пенсии.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector