Webbc.ru

Веб и кризис
113 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Outlook ответить всем с вложением

Ответ на сообщение электронной почты или его пересылка

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Если вы получили сообщение, существует несколько действий, которые можно выполнить с сообщений.

Чтобы ответить только отправителю, выберите ответ.

Чтобы ответить отправителю и всем остальным получателям в строках Кому и копия строк, выберите Ответить всем.

Чтобы отправить сообщение, чтобы кто-то не в поле Кому или копия строки, выделите вперед.

Вложения

Когда вы Переслать сообщение, сообщение включает в себя все вложения, которые были включены в исходное сообщение. Дополнительные можно добавлять вложения в сообщение.

Вложения не учитываются при ответе на сообщение. Вы можете вручную добавлять вложения на любой ответное сообщение.

Посмотрите, как это делается

Ответ на сообщения и их пересылка — одна из наиболее частых задач в Microsoft Office Outlook 2007. В этом разделе содержатся основные сведения об ответах на сообщения и их пересылке. Справка по настройке сообщений, например по изменению фона или добавлению вложений, доступна в других разделах.

В этой статье

Ответ отправителю

Если вы хотите ответить только отправителю сообщения, выполните одно из следующих действий:

Если сообщение выбрано, но не открыто в отдельном окне. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Ответить.

Если сообщение открыто и выводится его содержимое. На вкладке Сообщение в группе Ответ нажмите кнопку Ответить.

Нажмите кнопку Отправить.

Примечание: По умолчанию при ответе на сообщение электронной почты, исходное сообщение включается в теле сообщения. В разделе автоматически не включать текст исходного сообщения , чтобы изменить этот параметр.

Ответ отправителю и всем получателям сообщения

Вы можете ответить отправителю сообщения и всем пользователям, указанным в полях Кому и Копия.

Во многих случаях не требуется включать всех пользователей в ответ. Используйте функцию Ответить всем с осторожностью, особенно при наличии большого числа получателей или списков рассылки. Если необходимо написать только отправителю сообщения, рекомендуется использовать кнопку Ответить. Кроме того, вы можете удалить имена людей или списков рассылки, которым не нужно читать ответ.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Если сообщение выбрано, но не открыто в отдельном окне. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Ответить всем.

Если сообщение открыто. На вкладке Сообщение в группе Ответ нажмите кнопку Ответить всем.

Нажмите кнопку Отправить.

Совет: Если вам требуется написать только одному из получателей, можно удалить других. Для этого щелкните имя получателя в поле Кому или Копия (при этом имя будет выделено) и нажмите клавишу DELETE.

Примечание: По умолчанию при ответе на сообщение электронной почты, исходное сообщение включается в теле сообщения. В разделе автоматически не включать текст исходного сообщения , чтобы изменить этот параметр.

Пересылка сообщения

При пересылке сообщения в поля «Кому» «Копия» и «СК» Укажите получателей. Сообщение будет содержать любые вложения, полученные с исходное сообщение. Чтобы добавить дополнительные вложения, просмотреть вложить файл или другого элемента в сообщение электронной почты.

Совет: Если вы хотите переслать несколько сообщений, выберите первое и, удерживая нажатой клавишу CTRL, выберите остальные сообщения, а затем нажмите кнопку Переслать. Все сообщения будут пересланы в виде вложений в новое сообщение.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Если сообщение выбрано, но не открыто в отдельном окне. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Переслать.

Если сообщение открыто. На вкладке Сообщение в группе Ответ нажмите кнопку Переслать.

В поле Кому введите имена получателей.

Примечание: В полях Кому, Копия и СК должен быть указан по крайней мере один допустимый получатель электронной почты.

Чтобы выбрать имена адресатов из списка, нажмите кнопку Кому, Копия или СК.

Подробнее о полях Копия и СК

Копия: всем адресатам, указанным в этом поле сообщения Outlook, будет отправлена копия сообщения. При этом их имена будут видны всем остальным получателям данного сообщения.

СК: название этого поля — сокращение от словосочетания «скрытая копия». Всем адресатам, указанным в этом поле сообщения электронной почты, будет отправлена копия сообщения, но при этом их имена не будут видны другим получателям сообщения. Если при создании нового сообщения поле СК не отображается, его можно добавить.

На вкладке Параметры в группе Поля выберите пункт Отобразить поле «СК».

Нажмите кнопку Отправить.

Отмена автоматического включения исходного сообщения

В главном окне Office Outlook 2007 выберите в меню Сервис команду Параметры.

На вкладке Параметры щелкните Параметры электронной почты.

В разделе При ответах и пересылках в раскрывающемся списке При ответе на сообщение выберите значение не включать текст исходного сообщения.

Устранение неполадок, при которых отсутствует кнопка «Отправить»

При отсутствии команды Отправить невозможно отправить сообщение. В этом разделе приведены сведения о поиске команды Отправить, указаны возможные причины ее отсутствия и перечислены действия для исправления этой проблемы.

Кнопка Отправить находится рядом с полями «Кому», «Копия» и «СК».

Если в Outlook 2007 не настроена учетная запись электронной почты, команда Отправить не отображается, а сообщения невозможно отправить.

В большинстве случаев Outlook 2007 используется с учетной записью электронной почты. Тем не менее существует ряд причин, по которым учетная запись электронной почты может не быть настроена:

Outlook 2007 настроен без поддержки электронной почты. В редких случаях Outlook 2007 может быть настроен для управления только контактами, задачами или календарями.

Настройка учетной записи электронной почты была прервана. При первом запуске Outlook 2007 настройка учетной записи не была завершена.

Файл конфигурации учетной записи поврежден. Повреждение файла конфигурации, который используется для хранения сведений конфигурации учетной записи электронной почты, может привести к тому, что ранее настроенная учетная запись электронной почты не будет отображаться.

Примечание: Вы можете открыть файл данных Outlook, который называется файл личных папок (PST), просмотреть полученные сообщения и открыть окно создания сообщения с помощью команд Создать, Ответить, Ответить всем или Переслать. Однако если не настроена ни одна учетная запись электронной почты, кнопка Отправить не будет отображаться.

Проверка наличия учетной записи

Прежде всего убедитесь в том, что учетная запись электронной почты настроена.

В меню Сервис выберите элемент Настройка учетных записей.

Команда Настройка учетных записей отсутствует

Команда Настройка учетных записей включена в меню СервисOutlook 2007. Приведенные ниже инструкции не применимы для более ранних версий Outlook. Воспользуйтесь справкой, доступной в соответствующей версии. Если в заголовке окна программы отображается Outlook Express, это значит, что используется другая программа, отличная от Outlook. Дополнительные сведения см. в справке Outlook Express.

Читать еще:  Доходные вложения в материальные активы это

Если в списке Имя на вкладке Электронная почта отсутствуют записи, в профиле Outlook нет настроенных учетных записей электронной почты.

Дополнительные сведения о добавлении учетной записи электронной почты см. в статье Добавление или удаление учетной записи электронной почты.

Учетная запись электронной почты настроена, но кнопка «Отправить» отсутствует

Если учетная запись электронной почты указана, удалите и добавьте ее. См. статью Настройка электронной почты Outlook.

Если кнопка Отправить все еще не отображается при создании сообщения, ответе или пересылке, создайте новый профиль Outlook и добавьте в него свою учетную запись электронной почты. См. статью Создание новой конфигурации электронной почты.

Заметки

Копия: всем адресатам, указанным в этом поле сообщения электронной почты программы Outlook, будет отправлена копия сообщения. При этом их имена будут видны всем остальным получателям данного сообщения.

СК: название этого поля — сокращение от словосочетания «скрытая копия». Всем адресатам, указанным в этом поле сообщения электронной почты, будет отправлена копия сообщения, но при этом их имена не будут видны другим получателям сообщения. Если при создании нового сообщения поле СК не отображается, его можно добавить, перейдя на вкладку Параметры и в группе Отображать поля выбрав СК.

При пересылке сообщения поля Кому, Копия и СК будут пустыми; необходимо указать хотя бы одного получателя.

Ответ отправителю или другим получателям

Можно ответить только отправителю сообщения или всем пользователям, указанным в полях Кому и Копия. Также можно добавить новых получателей.

1. На вкладках Главная или Сообщение в группе Ответить нажмите кнопку Ответить или Ответить всем.

Чтобы удалить адресата из полей Кому и Копия, щелкните имя адресата и нажмите клавишу DELETE. Чтобы добавить получателя, щелкните в поле Кому, Копия или СК и введите имя получателя.

2. Напишите ваше сообщение.

3. Нажмите кнопку Отправить.

Примечание:

Кнопка Ответить всем отличается от Ответить тем, что ответ будет отослан не только автору письма, но и всем адресатам, которые указаны в этом письме. Очень удобно, когда ведется большая переписка между сотрудниками.

Приставка RE (от англ. Reply) – означает, что данное письмо является ответом.

Пересылка сообщения

Пересылаемое сообщение будет включать все вложения, полученные с исходным сообщением.

1. На вкладках Главная или Сообщение в группе Ответить нажмите кнопку Переслать.

2. Введите имена получателей в поля Кому, Копия или СК.

3. Напишите ваше сообщение.

4. Нажмите кнопку Отправить.

Чтобы переслать несколько сообщений одним и тем же адресатам, выберите первое сообщение и, удерживая нажатой клавишу CTRL, выберите остальные сообщения. На вкладке Главная в группе Ответить нажмите кнопку Переслать. Все сообщения будут пересланы в виде вложений в новое сообщение.

Примечание:

Приставка FW (от англ. Forward) – означает, что это пересылаемое письмо (возможно содержит вложения).

10 функций Microsoft Outlook, которые облегчают работу с почтой

Эти хитрости помогут справиться с любым объёмом писем.

Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.

1. Предварительный просмотр писем

В списке сообщений доступен предпросмотр каждого письма. Вы видите адрес отправителя, тему и первую строку основного текста. Последний параметр можно настроить. Для этого откройте вкладку «Вид», найдите кнопку «Просмотр сообщения» и выберите нужное количество строк. Можете при желании и вовсе отключить просмотр, чтобы сэкономить место. Outlook также спросит, хотите вы применить настройку только к этой папке или ко всем почтовым ящикам.

2. Основной почтовый ящик

Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».

В разделе «Начало и завершение работы с Outlook кликните на кнопку «Обзор». В диалоговом окне «Выбор папки» найдите нужную учётную запись и выберите «Входящие» или другую необходимую папку. Теперь она будет открываться, когда вы начинаете работу с Outlook.

3. Папки поиска

Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.

Перейдите на вкладку «Папка» → «Создать папку поиска». В появившемся окне можно выбрать папку поиска из шаблонов, предоставляемых Outlook, или создать собственную самостоятельно. Например, папка поиска «Непрочитанные письма» будет показывать все сообщения, которые вы не открывали, независимо от того, где они находятся и каким учётным записям принадлежат. Письма не будут никуда перемещаться: в поисковых папках отображаются только ссылки на них.

Если шаблоны Outlook вас не устраивают, выберите «Создание настраиваемой папки поиска» в нижней части списка. Нажмите «Выбрать». Затем введите имя для папки, нажмите «Условия» и укажите, по каким критериям нужно отбирать в неё сообщения.

4. Очистка папок

Эта функция удаляет избыточные сообщения в выбранной папке. Под избыточными понимаются цитируемые копии ваших писем. Чтобы проверить работу функции в действии, щёлкните правой кнопкой мыши по папке, в которой скопились повторы и копии сообщений, и выберите «Очистить папку».

Вы можете указать, какие сообщения считать избыточными. Для этого выберите «Файл» → «Параметры» → «Почта» → «Очистка беседы». Здесь можно настроить очистку так, чтобы она не затрагивала важные или отмеченные вами сообщения, а также выбрать, в какую папку перемещать ненужные письма. По умолчанию они пересылаются в папку «Удалённые» той учётной записи, к которой принадлежат.

5. Отложенная доставка

Эта функция позволяет написать письмо сейчас, а отправить его позже. Просто указываете время отправки и забываете о письме — оно дойдёт без вашего участия. Такой возможностью гордится Gmail со своим новым интерфейсом, но она есть и в Outlook.

Напишите новое письмо, укажите адресата и тему, как обычно. Затем нажмите кнопку «Параметры» в окне сообщения и выберите «Задержка доставки». В открывшемся окне установите флажок «Не доставлять до» и укажите дату и время. Можно установить и другие параметры. Например, пометить сообщение как важное или переслать его копию по другому адресу.

Outlook сохраняет запланированные к отправке сообщения в папке «Исходящие», пока они не будут отправлены. Затем письма переместятся в папку «Отправлено».

Если вам нужно отменить задержку доставки или изменить дату и время отправки, откройте папку «Исходящие» и отыщите там своё сообщение. Нажмите «Задержка доставки» на вкладке «Параметры» и измените дату и время в поле «Не доставлять до». Или снимите флажок, чтобы отключить задержку доставки.

6. Быстрые действия

В умелых руках это невероятно мощный инструмент, который поможет справиться с большими объёмами корреспонденции. Функция «Быстрые действия» позволяет автоматизировать любую последовательность действий и выполнять их одним щелчком.

Читать еще:  Вкладыш в трудовую книжку пример заполнения

На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.

Например, можно создать быстрое действие, чтобы переместить выбранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Или массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними. Включите фантазию.

7. Окна Outlook

Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.

Сделать это очень просто. Щёлкните правой кнопкой мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Откроется второе окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая кнопку закрытия окна в верхнем правом углу. При следующем запуске Outlook откроется с тем же количеством окон.

8. Правила

Эта функция позволяет автоматически совершать определённые действия с новой почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Здесь вы сможете создавать, изменять и вручную запускать их.

Щёлкните «Создать правило», а затем установите свои настройки в появившемся окне. Можно указать приложению, чтобы оно подавало определённый звуковой сигнал, отображало оповещение и переносило в нужную папку письма, соответствующие тем или иным критериям.

9. Имена учётных записей

По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook используется ваш email, но имя аккаунта можно и изменить. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он останется прежним, поэтому можно называть свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.

Чтобы изменить имя аккаунта, кликните правой кнопкой мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Или перейдите в «Файл» → «Сведения». Затем откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы хотите поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, затем нажмите «Далее» и «Готово».

10. Командная строка

Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:

  • outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
  • outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
  • outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
  • outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.

Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.

Как правильно работать с вложениями в Microsoft Outlook

По умолчанию в Microsoft Outlook блокируются потенциально опасные файлы вложений (такие как BAT, EXE, VBS и JS), которые могут содержать вирусы. При вложении такого файла в сообщение электронной почты будет выведено предупреждение о том, отправлять ли потенциально опасное вложение. В случае нажатия кнопки «Да» вложение будет отправлено.

Вложение можно также вставить, перетащив файл с компьютера в элемент Outlook или скопировав и вставив файл в элемент Outlook в виде вложения. Более безопасный способ совместного использования файлов – это поместить их в защищенную общую сетевую папку. В сообщение электронной почты можно включить ссылку на папку, к которой дается доступ получателю.

Для вставки файла необходимо выполнить следующие действия.

  1. Создайте или откройте элемент, в который требуется вставить вложение. Для сообщений, чтобы вставить вложение, необходимо создать новое сообщение.
  2. Щелкните в тексте элемента и нажмите кнопку «Вставить файл» .
  3. Выделите файл, который требуется вложить, и нажмите кнопку «Вставить».
  4. В новом сообщении нажмите кнопку «Отправить», в элементах всех остальных типов нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

А вот для вставки элемента Outlook произведите следующие действия.

  1. Создайте или откройте элемент, в который требуется вставить элемент. Для сообщений, чтобы вставить вложение, необходимо создать новое сообщение.
  2. Щелкните текстовое поле элемента.
  3. Если в качестве редактора электронной почты используется Microsoft Word, щелкните стрелку вниз и выберите команду Вставить элемент. В противном случае, выберите в меню Вставка команду Элемент.
  4. Выделите сообщение или другой элемент, который требуется вложить, и нажмите кнопку «OK».
  5. В новом сообщении нажмите кнопку «Отправить», в элементах всех остальных типов нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

В сообщениях в формате HTML и в обычных текстовых сообщениях вложения отображаются в строке, расположенной под строкой «Тема», а в сообщениях в формате RTF и в элементах других типов вложения отображаются в тексте элемента.

Открытие вложения

  • Открытие вложения изнутри элемента: откройте (или просмотрите) элемент, содержащий вложение, которое необходимо сохранить, и дважды щелкните значок вложения.
  • Открытие вложения без открытия элемента: щелкните правой кнопкой мыши элемент, содержащий вложение. В контекстном меню укажите на команду Просмотреть вложения и щелкните имя вложения, которое требуется просмотреть.

По умолчанию в Microsoft Outlook блокируются потенциально опасные файлы вложений, которые могут содержать вирусы. Такие вложения не отображаются, и доступ к ним запрещен. В папке «Входящие» будет отображаться значок скрепки в столбце Вложение, указывающий, что сообщение имеет вложение, а на информационной панели в верхней части сообщения будет отображаться список блокированных файлов вложений. Перед открытием вложений рекомендуется проверять их на наличие вирусов с помощью специальной антивирусной программы. Большинство существующих антивирусных пакетов могут быть настроены таким образом, чтобы автоматически сканировать полученные сообщения электронной почты.

Сохранение вложения

Сохранение вложения изнутри элемента:

  1. Откройте (или просмотрите) элемент, содержащий вложение, которое необходимо сохранить.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения и выберите команду Сохранить как.
  3. В диалоговом окне Сохранение вложения выберите папку, в которую будет сохранен файл.
  4. При необходимости введите новое имя файла в поле «Имя файла», после чего нажмите кнопку «Сохранить».

Если в сообщении содержится более одного вложения, несколько вложений могут быть сохранены в одной папке. Находясь в сообщении, выберите в меню Файл команду Сохранить вложения. В появившемся диалоговом окне выделите в списке вложения, которые необходимо сохранить, и нажмите кнопку «OK». Для выбора нескольких вложений поочередно щелкайте их имена в списке, удерживая клавишу «Ctrl».
Сохранение вложения без открытия элемента:

  1. Выберите элемент, содержащий вложение, щелкнув его значок в основном окне программы Microsoft Outlook.
  2. Откройте меню Файл и наведите указатель мыши на команду Сохранить вложения, затем в появившемся меню щелкните имя вложения, которое необходимо сохранить.
  3. В диалоговом окне Сохранение вложения выберите папку, в которую будет сохранен файл.
  4. При необходимости введите новое имя файла в поле «Имя файла», после чего нажмите кнопку «Сохранить».
Читать еще:  Что такое вложения

Если в сообщении содержится более одного вложения, они могут быть сохранены в одной папке. В основном окне программы Microsoft Outlook щелкните элемент, содержащий несколько вложений. Откройте меню Файл и наведите указатель мыши на команду Сохранить вложения, затем в появившемся меню выберите пункт Все вложения. В диалоговом окне Сохранение всех вложений выделите необходимые вложения из списка (по умолчанию выделены все вложения), а затем нажмите кнопку «OK». Для снятия выделения с вложения необходимо нажать клавишу «Ctrl» и, удерживая ее, щелкнуть имя этого вложения.

Удаление вложений

  • Чтобы удалить вложения из строки «Вложения»: щелкните правой кнопкой мыши значок вложения и выберите команду Удалить в появившемся меню. В создаваемом сообщении можно щелкнуть вложение и нажать клавишу «Del».
  • Чтобы удалить вложения из текста сообщения: щелкните значок вложения в тексте сообщения и нажмите клавишу «Del». Если сообщение написано в формате RTF, вы можете установить курсор справа от вложения и дважды нажать клавишу «Backspace».
  • Чтобы удалить изображения из тела сообщения в формате HTML:
    1. Выберите в меню Правка команду Изменить сообщение.
    2. В теле сообщения наведите курсор на изображение и нажмите левую кнопку мыши.
    3. Нажмите клавишу DEL.

Удаление вложений из полученных сообщений с помощью приведенных выше инструкций позволяет уменьшить размер почтового ящика. Перед удалением вложения из Microsoft Outlook его можно сохранить на своем жестком диске.

Удаление небезопасных вложений

Вложенные файлы некоторых типов могут содержать вирусы. К файлам таких типов относятся файлы с расширениями EXE, BAT, SCR и JS. В целях безопасности они блокируются диспетчером сообщений Microsoft Outlook. Получатели, использующие Microsoft Outlook Office Outlook 2003, 2002 или предыдущие версии Microsoft Outlook, обновленные с помощью пакета безопасности, не могут открывать такие вложения. Удаление вложенных файлов этих типов из сообщения гарантирует, что получатели смогут сохранять и открывать вложения.

Удаление вложения из поля «Вложения»

  1. Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения.
  2. В появившемся контекстном меню (Контекстное меню – это меню, содержащее список команд, относящихся к конкретному объекту. Для вызова контекстного меню щелкните объект правой кнопкой или нажмите клавиши Shift+F10.) выберите команду Удалить.

Удаление вложения из текста сообщения

  1. Щелкните значок вложения в тексте сообщения.
  2. Нажмите клавишу DEL.

В сообщениях в формате HTML вложения отображаются в поле «Вложения», расположенном непосредственно под полем «Тема». В сообщениях в формате RTF вложения отображаются в тексте сообщения.

Настройка отображения вложений в экранной лупе

  1. Выберите команду Изменить текущее представление (меню Вид, подменю Упорядочить по, в нем подменю Текущее представление) с помощью клавиатуры.
  2. Нажмите кнопку «Поля» и затем кнопку «Новое поле».
  3. В поле «Имя» введите имя поля, например, «Есть вложение».
  4. В списке Тип выберите «Формула».
  5. В поле «Формула» введите строку IIf([Attachment]=True,»Вложение»,»») .
  6. Нажмите кнопку «OK» три раза.

Общие вложения

При отправке файла в качестве общего вложения для него создается узел рабочей области для документов на указанном узле Microsoft Windows SharePoint Services, а рабочей области для документов присваивается имя присоединенного файла. При присоединении более одного файла рабочей области присваивается имя первого файла в списке вложений.

Члены рабочей области для документов

Отправитель вложения становится администратором рабочей области для документов, а получатели – ее членами и принадлежат к группе узла «Участник». Получатели могут открывать вложение либо пользоваться ссылкой в сообщении, которая указывает на домашнюю страницу рабочей области для документов. На этой странице в библиотеке общих документов сохранена копия вложения.

Обновление документа

Если вложение в сообщение является документом или web-страницей в одном файле (MHTML) принадлежащей Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, или документом Microsoft Office Visio, либо является XML-файлом Microsoft Word или Microsoft Excel, члены рабочей области для документов могут работать с копией вложения до тех пор, пока Microsoft Office, используемый для редактирования вложения, получает обновления из рабочей области для документов. Члены рабочей области также могут сохранять внесенные изменения в локальной копии рабочей области.

Создание рабочей области для документов

Отправка общего вложения:

  1. Создайте в Microsoft Office Outlook новое сообщение электронной почты.
  2. В поле «Кому» введите адреса электронной почты пользователей, которые станут членами узла рабочей области для документов. Получатели, чьи адреса указаны в полях «Кому» и «Копия», автоматически получают право на доступ к узлу. Это не касается получателей, адреса которых указаны в поле «СК». Им необходимо подать запрос на доступ.
  3. В поле «Тема» введите тему сообщения.
  4. В меню Вставка выберите команду Файл.
  5. Выберите документ, который необходимо вставить, и нажмите кнопку «Вставить».
  6. Если область задач Параметры вложения не отображена, нажмите кнопку «Параметры вложения».
  7. В области задач Параметры вложения выберите Общие вложения, а затем в поле «Создать рабочую область для документов по адресу» введите или выберите web-адрес (URL) web-узла Microsoft Windows SharePoint Services, на котором будет находиться узел рабочей области для документов. Рабочая область для документов будет создана на дочернем узле узла Windows SharePoint Services, поэтому необходимо иметь разрешение на создание рабочей области на этом web-узле.
  8. Если необходимо, введите в сообщение текст (в дополнение к шаблону) и нажмите кнопку «Отправить».

Чтобы добавить новых членов рабочей области для документов после отправки вложения, откройте документ и нажмите кнопку «Добавить новых членов» на вкладке Члены в области задач Общая рабочая область.

Использование кнопки «Создать» в области задач Общая рабочая область: область задач Общая рабочая область служит для создания рабочей области для документов только в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint и Microsoft Office Visio.

  1. Откройте документ в Word, Excel, PowerPoint или Visio.
  2. В меню Сервис выберите команду Общая рабочая область.
  3. В области задач Общая рабочая область введите или выберите URL-адрес web-узла Microsoft Windows SharePoint Services, на котором будет находиться рабочая область для документов. Рабочая область для документов будет создана на дочернем узле узла Windows SharePoint Services, поэтому необходимо иметь разрешение на создание рабочей области на этом web-узле.
  4. Нажмите кнопку «Создать».
  5. В области задач Общая рабочая область на вкладке «Члены» нажмите кнопку «Добавить новых членов».
  6. Введите через точку с запятой имена или адреса электронной почты членов, приглашаемых в рабочую область для документов.
  7. Чтобы пользователи имели разрешения, отличающиеся от указанных в группе узла «Участник», выберите другую группу узла.
  8. При необходимости отправьте приглашение по электронной почте.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector