Webbc.ru

Веб и кризис
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Опись вложенных документов образец

Как составить опись передаваемых документов

Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования. Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Бланк должен включать в себя следующие сведения:

  1. Наименования передающей компании и адресата, например Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
  2. Дата составления.
  3. Собственно список в форме таблицы, с указанием:
  • номера;
  • полного наименования акта;
  • количества его экземпляров;
  • количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
  1. Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты.

Опись документов для передачи другой организации

Образец показывает, что форма является простой табличной. Особое внимание нужно уделить заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию: это могут быть проверяющие органы, партнеры, контрагенты и т. п. Стандартная опись документов (образец), скачать которую можно для использования, приведена ниже.

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Опись документов для передачи в архив: образец

Такая опись документов, бланк которой содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше, должна быть подготовлена, даже если архивируется всего одно дело.

Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.

В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.

Если дела сдают в архив в электронном виде, нужно также их описать. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

Утверждены формы списков дел, которые направляются в архивы государственных музеев, РАН, библиотек, муниципальных архивов. Они есть в Приказе Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273.

Перед тем как составить опись документов, образец можно скачать и свериться с ним либо заполнить его же и использовать в работе. Это возможно в случае, если в компании не используются фирменные бланки.

Опись документов по форме Ф 107. Образец и бланк

Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения. Расскажем об описи подробнее.

Бланк описи вложения документов в ценное письмо

В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой. Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.

Что такое опись?

Опись – это список вложенного в конверт содержимого. Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г. N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений».
Вообще опись вкладывается в

Нас интересует последний пункт.

Чем нам выгодно такое почтовое отправление?

Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой.

Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.

Читать еще:  Схема вложения это

Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность.

Как правильно заполнять бланк формы 107?

Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.

В форме 107 заполняются строки:

  1. таблица вложенных документов:
    • порядковый номер,
    • наименование,
    • количество штук,
    • объявленная ценность (в рублях);
  2. общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
  3. отправитель (ФИО или название юрлица);
  4. подпись отправителя.

Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом:

В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д. Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.

Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!

Что такое объявленная ценность?

Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму. Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.

На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».

Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.
За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.

Как отправить письмо с описью вложения?

К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:

  • незапечатанным конвертом,
  • вложенными в него документами,
  • двумя заполненными бланками описи,
  • суммой денег в кошельке за пересылку.

Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате.

Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.

Где взять бланки описи формы 107?

Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России. Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки.
Также бланк ф.107 доступен для скачивания на сайте почты России и у нас на странице.

Как правильно составить опись передаваемых документов

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  • отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
  • оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Передаточная опись, образец 2020

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  • наименование организации, откуда исходит документация;
  • наименование организации, куда передается пакет;
  • дата составления перечня;
  • порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  • общее количество листов для передачи;
  • Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Читать еще:  Штамп в трудовую книжку выдан вкладыш

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  • к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
  • к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  • бухгалтерская отчетность;
  • кадровые бумаги;
  • уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  • порядковый номер бумаги;
  • индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  • дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  • заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  • номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  • примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  • итоговое количество листов в передаваемом деле;
  • дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  • крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
  • срок хранения.

Опись дел постоянного хранения

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Инструкция: заполняем опись вложения к заказному письму

Когда и зачем бюджетники заполняют опись вложений

Бланк придется заполнить, если вы планируете отправить посылку, бандероль или ценное письмо. Последний вариант отправки имеет особую популярность у бюджетников.

Представителям бюджетной сферы часто требуется передать важную документацию и некоторые формы отчетности в контролирующие органы (министерства, службы, ведомства). Пользоваться услугами курьера дорого, такую роскошь позволяет себе далеко не каждая организация. Отправить документы заказным письмом — быстрый и экономичный вариант.

Для подтверждения, что содержимое письма, бандероли, посылки не изменилось, следует заполнить онлайн опись вложения в ценное письмо, бандероль или посылку. Простой пример: бюджетная организация направляет измененный устав в Федеральную налоговую службу для регистрации. Для этой процедуры требуются оригиналы документов. При отправке заказного письма работник заполнит специальную бумагу, в которой укажет все документы, отправленные в ФНС. Она является подтверждением, что именно устав отправлен на регистрацию, а не перепечатка второго тома «Войны и мира».

Бланк и его назначение

Унифицированная опись вложения ф. 107 утверждена Приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п. Документ представляет собой простой перечень отправляемых ценностей, заполнить бланк описи вложения ф. 107 онлайн предлагается на официальном сайте Почты России.

Особенности составления и отправки

При подготовке документа следует учитывать важные рекомендации, как заполнить и распечатать бланк почтовой описи:

  1. Опись вложения всегда заполняется в двух экземплярах.
  2. В перечень вписываются все предметы, их количество с указанием объявленной ценности. Если предмет не имеет оценки (например, налоговая отчетность), то в поле «Объявленная ценность» ставится прочерк.
  3. Оба экземпляра списка и незапечатанное заказное письмо передаются работнику почты для сверки содержимого. Если все заполнено верно, то работник ставит печать, указывает дату, индекс отправления и подписывает бланк.
  4. Один экземпляр с подписью, печатью и датой приема почтового отправления вкладывается в письмо, второй передают отправителю.
  5. Если перечень содержимого конверта не укладывается на одном листе ф. 107, то следует продолжить список перечисления на новом бланке. В таком случае на каждом из заполненных листов делается отметка о его номере и общем количестве листов. Например: «Лист 1 из 3», «Лист 2 из 3» и «Лист 3 из 3».
Читать еще:  Работа на дому опросы без вложений

Инструкция по онлайн-заполнению

Предлагаем простой алгоритм, как заполнить онлайн опись вложения Почты России.

Шаг № 2. Приступаем к заполнению.

Например, ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» необходимо отправить в ФНС следующие формы отчетности:

  1. Налоговая декларация по НДС.
  2. Налоговая декларация по налогу на прибыль.
  3. Единый расчет по страховым взносам.
  4. Форма 6-НДФЛ.
  5. Справка 2-НДФЛ за 2014 г.

Вносим данные в поля электронной формы описи. Начинаем с отправителя.

Теперь перечисляем все формы налоговой отчетности, которые планируем отправить в ФНС.

Проверяем правильность внесенных данных. Теперь формируем готовый документ.

Сервис сформирует заполненный перечень в формате pdf. Причем сразу оба экземпляра. Вам остается только распечатать готовый список, взять документы и отправиться в ближайшее почтовое отделение. В качестве примера приведем заполненную форму 107.

Как составить опись передаваемых документов

Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования. Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Бланк должен включать в себя следующие сведения:

  1. Наименования передающей компании и адресата, например Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
  2. Дата составления.
  3. Собственно список в форме таблицы, с указанием:
  • номера;
  • полного наименования акта;
  • количества его экземпляров;
  • количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
  1. Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты.

Опись документов для передачи другой организации

Образец показывает, что форма является простой табличной. Особое внимание нужно уделить заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию: это могут быть проверяющие органы, партнеры, контрагенты и т. п. Стандартная опись документов (образец), скачать которую можно для использования, приведена ниже.

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Опись документов для передачи в архив: образец

Такая опись документов, бланк которой содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше, должна быть подготовлена, даже если архивируется всего одно дело.

Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.

В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.

Если дела сдают в архив в электронном виде, нужно также их описать. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

Утверждены формы списков дел, которые направляются в архивы государственных музеев, РАН, библиотек, муниципальных архивов. Они есть в Приказе Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273.

Перед тем как составить опись документов, образец можно скачать и свериться с ним либо заполнить его же и использовать в работе. Это возможно в случае, если в компании не используются фирменные бланки.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector