Webbc.ru

Веб и кризис
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как купить вкладыш в трудовую книжку

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Бланк трудовой книжки имеет ограниченное количество страниц. Зачастую возникают ситуации, когда записи обо всей трудовой деятельности работника не умещаются в соответствующие составные части этого документа. В этом случае для продолжения внесения записей оформляются вкладыши для разделов трудовой книжки, в которых соответствующие поля закончились. В трудовой книжке это событие сопровождают специальный штамп и запись «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец можно посмотреть здесь).

Трудовая книжка

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  • в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Информация о том, как выглядит и заполняется вкладыш в трудовую книжку, также предусмотрен указанными нормативными правовыми актами.

Ведение трудовых книжек на всех сотрудников, а также оформление (при необходимости) вкладышей к ним являются обязанностями работодателя по отношению ко всем работникам, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)

Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка. Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.

Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.

Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Обязанность ведения трудовых книжек возложена на работодателя (статья 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 Правил).

Согласно пунктам 3, 4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н, обеспечение работодателей бланками соответствующих документов осуществляется на платной основе в соответствии с контрактами, заключенными с их производителем или распространителем.

Указанным НПА предусмотрен образец вкладыша.

На основании пункта 44 Правил обязанность обеспечивать в наличии должное количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее возложена на работодателей.

Указанные документы хранятся работодателем в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности. Выдача этих документов производится по заявке уполномоченного лица (пункт 42 Правил).

Следовательно, ведение вкладыша в трудовую книжку, равно как и приобретение необходимого количества вкладышей, – обязанность работодателя, а не работника.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Форма заявки от уполномоченного на ведение трудовых книжек лица о выдаче ему соответствующих бланков законодательством не предусмотрена. Такая заявка составляется в произвольной форме.

Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»

Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.

Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку (вместе с самой трудовой книжкой) нужен для учета трудового стажа, в нем отражаются сведения о работнике, порученной ему работе, переводах, увольнениях и их основаниях, а также поощрениях за успехи в труде.

О приобретении бланков трудовых книжек

Перед вами дополнительный материал к отчету о семинаре «Трудовая книжка: оформляем, заполняем, исправляем» (лектор Журавлева И.В. — консультант по кадровому учету и трудовым спорам, научный редактор журнала «Кадровые решения», автор и преподаватель курса повышения квалификации «Школа кадровика»).

Где мы берем бланки трудовых книжек? Их должен приобрести именно работодатель, так как Правила гласят, что он обязан иметь достаточный запас бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Что значат слова «достаточный запас», Правила не уточняют. И это естественно, потому что в каждой организации понятие «достаточный запас» трактуется по-своему. Где-то принимают новых работников раз в полгода, причем только людей с опытом работы, а значит, и с трудовыми книжками.

Следовательно, новые трудовые книжки приходится заводить крайне редко: если только кому-то понадобится новая книжка взамен утерянной или потребуется сделать дубликат книжки. Поэтому один-два бланка трудовых книжек иметь в запасе для такой организации вполне достаточно. Но поскольку принимают людей с опытом работы, значит, кому-то из работников вполне может понадобиться вкладыш в книжку. Поэтому бланков вкладышей в такой организации нужно иметь штук пять-десять, если не больше, в зависимости от общей численности работников в организации.

А в другой организации каждый месяц принимают новых работников по несколько десятков человек — бывает и такое. Причем приходит большое количество молодых людей, которые устраиваются на работу впервые. Соответственно, там бланков трудовых книжек нужно иметь много, а бланки вкладышей нужны в значительно меньшем количестве.

Так что здесь ответственный за ведение книжек работник должен сам решить, исходя из специфики своей организации, сколько и каких бланков нужно иметь.

Читать еще:  Заработать btc без вложений

Очень важный вопрос — где именно приобретать бланки трудовых книжек и вкладыши в них. И то и другое — это защищенная полиграфическая продукция, поэтому печатать их разрешено только типографиям Объединения «ГОЗНАК», находящимся в ведении Минфина. А распространять их могут и другие организации, но строго по договорам с Объединением «ГОЗНАК» и имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией.

Как правило, большинство компаний, которые торгуют канцтоварами, также совершенно легитимно продают бланки трудовых книжек.

Если же у вас есть сомнения, является ли та или иная организация официальным распространителем бланков, то вы всегда можете это проверить, попросив у нее документы на право продажи бланков. При этом вам должны предложить такую подборку договоров: копию договора крупного оптовика с Объединением «ГОЗНАК», у которого тот купил бланки, и копию договора с этим оптовиком той компании, у которой вы купили бланки книжек. То есть все эти договоры в совокупности подтвердят, что бланки у вас оказались на законном основании.

Так что приобрести трудовую книжку может, во-первых, только работодатель и, во-вторых, только у официальных распространителей бланков. Иной способ приобретения бланков трудовых книжек и вкладышей в них может рассматриваться как нарушение законодательства о труде, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 КоАП. Поэтому приобретать бланки книжек непонятно где, на бегу весьма и весьма рискованно. И ни в коем случае нельзя принимать бланки книжек, принесенные работниками.

Вы, наверное, так же как и я, не раз видели в переходах метро людей, предлагающих купить трудовые книжки, дипломы, справки и тому подобное. Понятно, что имеются в виду поддельные заполненные трудовые книжки, но есть ведь люди наивные, которые искренне верят, что это просто бланки трудовых книжек, и покупают их.

А бывают и совсем поразительные случаи. Приходит ко мне на семинар кадровик и приносит некий документ, на обложке которого написано «трудовая книжка». Но назвать этот «документ» трудовой книжкой невозможно, потому что он ею не является. Хотя он и содержит, вроде бы, все реквизиты бланка книжки, однако ни его цвет, ни размер, ни бумага, я уж не говорю про водяные знаки и прочие способы защиты, не соответствуют утвержденным образцам. Просто какая-то типография сделала клише по образцу, приведенному в Правилах, и стала его печатать, возможно, даже не понимая, что творит нарушение. И даже нельзя сказать, что это подделка: это была бы подделка, если бы на бланке стояло, что он напечатан Объединением «ГОЗНАК», но такого указания там не было. Люди купили эти бланки книжек и, устраиваясь на работу в какую-нибудь маленькую организацию, принесли их туда. А там трудовые книжки вел человек, который не имел представления, как именно должна выглядеть настоящая трудовая книжка, и потому он начал заполнять этот непонятный бланк.

Кстати, это еще один аргумент в пользу того, что ведение трудовых книжек лучше поручать кадровику, а не какому-нибудь другому работнику в довесок к его основным трудовым функциям. Ведь он может быть и несведущ в вопросах оформления кадровой документации.

Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга.Конференцзал» 2013, № 03

Бланк вкладыша в трудовую книжку: правила использования на основании действующего законодательства в сфере трудовых правоотношений

В некоторых случаях у работника заканчивается трудовая книжка (какие-либо ее разделы, отражающие информацию о тех или иных видах его трудовой деятельности, например, о непосредственной трудовой деятельности работника). Как быть в этой ситуации и надо ли заводить новую трудовую книжку или можно обойтись вкладышем?

Понятие и случаи использования вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой бланк кадрового документа, который используется в тех случаях, когда по каким-то причинам закончились все графы для заполнения в трудовой книжке работника. Вкладыш используется для того, чтобы не проводить работу по оформлению новой трудовой книжки, так как законом строго запрещено наличие у работника двух и более трудовых книжек, даже если одна из них полностью заполнена.

Использование вкладыша не только позволяет сохранить имеющиеся у работника кадровые документы, но также и организовать продолжение учета имеющегося официального трудового стажа у работника, а также (в случае необходимости) продолжить внесение информации о выносимых поощрениях работника.

Кто обязан покупать и предоставлять к заполнению вкладыш

В настоящее время ни в одном нормативном акте, который осуществляет регулирование процедуры заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, не содержится каких-то указаний на то, кто обязан заниматься приобретением вкладышей. Как показывает практика, данную функцию выполняет чаще всего работодатель. Обусловлено это тем, что чаще всего места для записей в трудовой книжке заканчиваются именно при внесении каких-либо сведений о внутренних кадровых передвижениях работника.

Если место для заполнения в трудовой книжке закончилось на моменте увольнения с предыдущего места работы, то обязанность по приобретению вкладыша полностью ложится на плечи работника.

Приобрести вкладыш в трудовую книжку можно в любом магазине канцелярских товаров либо, если речь идёт о заказе оптовой партии данного документа работодателем, закупка осуществляется путём заказа у поставщика, который предоставляет услуги по поставке документов, изготовленных на предприятиях Гознака. При приобретении необходимо проверить, чтобы сам вкладыш имел все необходимые степени защиты.

Правила оформления

Вкладыш в трудовую книжку, и об этом говорит Инструкция по заполнению трудовых книжек, заполняется по тем же правилам, что и основной документ. Однако в данном случае есть определенные нюансы:

  • так как вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, который используется для продолжения заполнения информации о трудовой деятельности работника, а также о выносимых ему поощрениях, то при заполнении соответствующих граф полностью сохраняется та нумерация, которая использовалась в основном документе. В том случае, если по каким-то причинам порядок нумерации не соблюден, и во вкладыше нумерация начата заново, сам вкладыш признается недействительным и подлежит уничтожению, а взамен выдается новый;
  • все записи во вкладыше должны быть выполнены таким же образом, что и записи в самой трудовой книжке, и дополнительного заверения они не требуют. Если поставлена какая-либо лишняя отметка, такой документ будет считаться недействительным;
  • внесение исправлений во вкладыш осуществляется тем же способом, что и в трудовую книжку: указывается информация о том, какую запись следует считать ошибочной, делается верная запись и указывается документ-основание для признания новой записи действительной;
  • если повторная ошибка допущена на титульном листе вкладыша, то сам вкладыш подлежит уничтожению, так как на титульном листе допускается только одно исправление. Если же речь идет о внесении изменений в информацию на титульном листе, например, при изменении фамилии у женщины после изменения семейного положения, то такое изменение заверяется подписью и печатью сотрудника отдела кадров организации или иного другого лица, уполномоченного вести кадровую работу;
  • номер заполненного вкладыша должен быть внесен на титульный лист трудовой книжки. При этом наиболее оптимальным вариантом является внесение номера вкладыша после заполнения титульного листа и формирования первой записи, так как если вкладыш был вклеен, а номер внесен на титульный лист книжки, но при заполнении была допущена ошибка, придется вкладыш уничтожать, а номер исправлять на новый.
Читать еще:  Идеи франшизы с минимальными вложениями

Как правильно вклеить?

Несмотря на то что Инструкция по заполнению трудовых книжек представляет собой достаточно подробный документ, который регламентирует различные стороны работы с трудовыми книжками, тем не менее указаний на то, каким образом осуществлять вклейку вкладыша в документ, в ней не содержится.

По этой причине работодатель в лице своих сотрудников кадровых подразделений может вклеивать вкладыш в любую часть трудовой книжки таким образом, чтобы использование вкладыша было максимально удобно для всех лиц, ответственных за его заполнение.

Так как условиями использования вкладыша является необходимость наличия возможности свободного заполнения всех его разделов, то такое расположение – в середине, где есть шов, является наиболее удобным.

Количество вкладышей, которые могут быть вклеены в трудовую книжку, законом никоим образом не ограничивается. Это связано с тем, что случаи замены трудовой книжки и выдачи дубликата крайне ограничены на сегодняшний день.

Единственным условием является то, что использование вкладышей после их вклеивания должно оставаться удобным, а вся вносимая в них информация – читаемой и не позволяющей иных толкований.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки

Использование вкладыша без самой трудовой книжки недопустимо, так как без основного бланка документа об официальном стаже бланк вкладыша действительным считаться не будет.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

За чей счет приобретается бланк?

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает.

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

Читать еще:  Потерян вкладыш в трудовую книжку

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

    Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша, так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — ценный документ работающего гражданина. Там указываются записи обо всех трудовых фактах, производят подсчёт срока службы для оформления пенсии. Вкладыш является обязательным продлением, для целесообразности его вшивают внутри основного документа.

Что это такое

Приложение внутри книжки значится как дополнительный форзац. В связи с тем, что в бланке формуляра страницы с ограниченным количеством, к нему присваивается вкладыш для того, чтобы продолжить запись о рабочей деятельности работника, когда бланк заканчивается.

Раньше внутри трудовой спокойно зачеркивали записи и сверху подписывали новые. Теперь такой вариант недопустим, перечёркивать строго запрещено. Также не допускается приобретать новую книжку, если прежняя уже закончилась, нет места для новой записи. Нельзя вклеивать чистые листы. Иного варианта оформления просто не бывает.

Приложение аккуратно вшивают толстой иглой к основному документу между обложкой и последней страницей. Прикрепляют его после отметки на первом листе главного документа «Выдан вкладыш» и заполнением личных данных о сотруднике. Процедура выполняется автоматически, при несвоевременной обязанности ответственность возлагается на работодателе, за своё безразличие он получит штраф.

Кто покупает

Формуляры и приложения – это документация строгой отчётности, фиксирующая срок службы рабочего. Бланки хранить и вести обязан наниматель. По правилам приобретать формуляры обязан работодатель, хранить чистые бланки должна бухгалтерия, выдавать — отдел кадров.

В приходно-кассовой книге, которую ведёт бухгалтерия организации, фиксируются записи со всеми операциями, связанные с приобретением, расходованием новых бланков и приложений, где указаны серия, номер каждого документа, ставится штамп.

Управление кадров или иное подразделение, которые оформляют приём и увольнение сотрудника, ведут книгу учёта. В ней фиксируется движение трудовых книжек, приложений. Если работнику снова выдают документ, то операция фиксируется в книге учёта с указанием всех положенных данных.

Где и как можно купить

Приобрести трудовую книжку с вкладышем правильнее всего в организации, куда работник поступает на работу. Ни в каких иных местах приобретать бланк нельзя, иначе есть риск приобрести подделку. Только специализированные учреждения имеют право выпускать действительные бланки.

По правилам работодатель оформляет договорённость со специализированным учреждением, приобретает у них партию бланков, фиксирующейся в приходно-расходной книге с серийным номером.

При заведении вкладыша необходимо зафиксировать данный факт. Поэтому на формуляре с лицевой стороны ставят штамп «выдан вкладыш» с серийным номером. Если штампа нет, то пишут собственноручно.

Число вкладышей нигде не указывается. Если они нужны одному работнику в большом количестве, стоит учитывать наличие главного документа, иначе вкладыш станет недействительным.

Образец 1973 года выпуска.

На титульном листе обозначается серия и номер, напечатан герб СССР, надпись: «Трудовая книжка».

Образец трудовой книжки колхозника 1975 года выпуска.

Он выдавался сельским гражданам, которые состояли в колхозе.

Новый образец 2003 года.

Выдаётся сотрудникам российских компаний.

Стоимость бланка

Цену бланка говорят при покупке, а не при выдаче. Если вдруг стоимость окажется высокой, то сотрудник оплачивает расходы лишь за покупку.

Некоторые организации плату берут наличными, иной случай предусматривает удержание стоимости с зарплаты. Обязательным должно быть согласие от сотрудника на удержание. Работник обязан написать заявление главному бухгалтеру, руководителю на удержание из зарплаты суммы за стоимость вкладыша. Заявление пишут в произвольной форме.

Цена зависит от образца, если старый — 120 рублей, новый — 180 рублей. За бланк не взимают стоимость только в случае его порчи сотрудником отдела кадров.

Если гражданин потерял свою трудовую книжку, расстраиваться не нужно. Стоит ему пройтись по тем организациям, где он ранее работал, и попросить снова сделать записи уже в новом документе. Таким образом восстанавливают рабочий стаж.

Нормативная база

Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69 используются трудовые книжки нового образца. Если же применяются старого образца, то они имеют одинаковую силу. Учитываются образцы и 1973 года. Их также нужно принимать и заполнять.

При необходимости изменения вносят на титульном листе. Образец трудовой книжки колхозника для дальнейшего заполнения в ней записи не подлежит, она может служить лишь для подсчёта страхового стажа работника. По этой причине бывшему колхознику должны оформить и выдать новый документ при поступлении на работу в организацию другой формы собственности.

Дополнительная информация — ниже.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector