Webbc.ru

Веб и кризис
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оформление книги учета

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  • составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  • оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  • облачить журнал в жесткий переплет;
  • пронумеровать по возрастающей;
  • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

    в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

  • в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  • колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  • столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  • столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  • столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
  • столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  • колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  • графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;

    Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

  • колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  • В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

    Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

    Если в журнале допущена ошибка

    Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

    • перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
    • оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

    Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

    • на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
    • полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

    Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

    Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

    В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

    В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

    Форма книги

    Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

    В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

    Замена регистрационного журнала

    Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

    Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

    Читать еще:  Учет подарков в бухгалтерском учете

    На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

    Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

    Заполнение

    Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

    • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
    • впервые оформленных документах,
    • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

    В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

    В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

    В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

    Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

    В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

    Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

    12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

    Требования к регистрационным журналам

    Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

    Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

    1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
    2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
    3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
    4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

    В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

    Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

    Книга учета бланков строгой отчетности (БСО)

    Что это такое

    Книга (журнал) учета БСО применяется для ведения учета бланков строгой отчетности напечатанных типографским способом.

    В данной книге отражается информация по количеству:

    • полученных БСО из типографии;
    • израсходованных БСО (выданных на руки работнику ответственному за их хранение и выдачу клиентам);
    • оставшихся БСО;
    • списанных БСО.

    Обратите внимание, в книге учета БСО не нужно отражать сведения по каждому бланку выданному клиенту. Книга предназначена только для ведения внутреннего учета.

    Многие предприниматели также ошибочно полагают, что в журнал БСО необходимо заносить сведения о доходах, полученных по бланкам строгой отчетности. Это не так.

    В книге БСО указываются только данные, касающиеся количественных перемещений бланков (получение в типографии, выдача материально ответственным лицам, остаток и списание). В свою очередь учет доходов, полученных по БСО, осуществляется в КУДиР.

    Форма книги учета БСО

    Бланк книги учета БСО, действующий в 2020 году, вы можете бесплатно скачать по этой ссылке.

    Утвержденной формы книги учета БСО не существует, поэтому при необходимости вы можете разработать свой наиболее удобной вариант (как правило, за основу берут форму по ОКУД 0504045).

    Обратите внимание, листы распечатанной книги учета бланков строгой отчетности должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главбухом (либо ИП) и скреплены печатью.

    Как заполнять книгу учета БСО

    Инструкция по заполнению книги учета БСО

    В строке «Учреждение» указывается полное наименование организации или ИП в соответствии с учредительными документами. Например, «Индивидуальный предприниматель Петров И.А.» или «Общество с ограниченной ответственностью «Компания»».

    Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего книгу учета (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

    В поле «Дата открытия» указывается дата начала ведения книги учета (как правило, совпадает с датой получения первой партии БСО).

    В поле «Дата закрытия» указывается дата окончания ведения книги учета.

    В поле «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

    Поле «Номер счета» заполняют только организации, которые ведут бухгалтерский учет (как правило, указывается забалансовый счет «006»).

    В поле «Наименование формы строгой отчетности» указывается форма БСО (квитанция, туристическая путевка, билет, абонемент и т.д.).

    В поле «Код формы» указывается код формы БСО (БО-1, БО-2 и т.д.). Если на бланке строгой отчетности данный код не указан, то в этом поле можете поставить прочерк.

    В столбце «Дата» построчно указываются даты (число месяц и год):

    • получения БСО из типографии;
    • выдачи БСО материально ответственным лицам;
    • списания БСО.

    В столбце «От кого получено (кому отпущено)» построчно указывается:

    1. В случае получения БСО – наименование организации, от которой бланки были получены (например, «ООО «Типография»»).
    2. В случае выдачи БСО – ФИО материально ответственного лица (МОТ) которому бланки были выданы.

    В столбце «Основание» указывается наименование, номер и дата документа, на основании которого были получены или выданы БСО (например, «Накладная № 10 от 01.05.2016 г.»).

    Столбец «Приход» заполняется при получении БСО (как правило, из типографии). В нем указывается количество полученных бланков, серия, а также номера первого и последнего бланков. Например, «Серия 01 (номер с 000001 по 000100)».

    Столбец «Расход» заполняется при выдаче БСО материально ответственным лицам (МОТ). В нем указывается количество выданных бланков, серия, а также номера первого и последнего бланков. Работник, получивший бланки должен поставить свою подпись (при получении БСО из типографии подпись ставит лицо ответственное за их получение).

    Читать еще:  Учетная стоимость проводка

    В столбце «Остаток» указывается количество БСО, которые хранятся в организации (у ИП) за вычетом бланков выданных материально ответственным лицам.

    Внизу каждой страницы книги учета БСО в графе «Итого» выводится общее количество полученных, выданных и оставшихся бланков строгой отчетности.

    Образец (пример) заполнения книги учета БСО

    Ниже представлен образец заполненной книги учета БСО:

    Как прошить книгу доходов и расходов

    Кто должен прошивать КУДиР

    Книгу доходов и расходов ведут ИП на ОСНО, УСН, ЕСХН и патенте, а также организации на УСН. Книгу можно заполнять вручную или с помощью бухгалтерского сервиса, чтобы избежать ошибок при оформлении. После завершения очередного налогового периода — календарного года — распечатайте книгу и прошейте. Пустые разделы также распечатывайте и сшивайте. При отсутствии прибыли, расходов и деятельности вообще — все равно придется сшить нулевую КУДиР.

    Прошить книгу может сам ИП или директор организации. Если в компании есть штатный или приходящий бухгалтер, обычно это проделывает он. На последней странице ставится подпись, которая закрепляет прошивку книги, — ее должен поставить владелец бизнеса.

    Заверять в налоговой КУДиР не требуется с 2013 года. На каждый налоговый период (год) заводится новая книга.

    Какой законодательный акт устанавливает порядок работы с КУДиР

    Работу с книгой регламентирует Приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н «Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, и Порядков их заполнения». Вот на что указывает этот документ:

    • книгу нужно пронумеровать и прошнуровать;
    • на последней странице прошнурованной книги указывают число страниц в ней;
    • здесь же заверяют эти данные подписью ИП или директора организации и печатью (при наличии).

    Но ни один документ не регламентирует метод сшивания и не дает образец прошивки КУДиР. Хотя, конечно, такая инструкция облегчила бы жизнь всем, кто имеет дело с книгой. В этой ситуации бухгалтеры и предприниматели полагаются на сложившиеся традиции прошивки документов и опираются на нормы Росархива и государственных стандартов. Мы рассказывали о способах прошивки в этой статье.

    Как прошить КУДиР

    Книгу сшивают, чтобы предотвратить подделывание или изъятие части книги. Именно для этого «хвостик» прошивки заклеивают кусочком бумаги и ставят печать и подпись частично на листе книги, а частично на бумажной наклейке.

    Чего делать с книгой нельзя: скреплять листы степлером, склеивать их или соединять с помощью пластиковых держателей, купленных в ближайшем копицентре.

    Что понадобится для сшивания книги:

    • сама книга (все разделы, включая пустые) — правильно заполненная, распечатанная, с пронумерованными листами;
    • прочная и достаточно толстая нитка или тесьма — подойдет даже атласная ленточка любимого цвета;
    • игла, шило или дырокол;
    • клей для бумаги;
    • листок бумаги приблизительно 8×8 см;
    • шариковая ручка синего цвета;
    • печать (при наличии).

    Сшивайте книгу по левому боку или за левый верхний угол. Длина шва не имеет значения. Важно только вывести концы нитки или тесьмы на тыльную сторону документа, связать их и оставить «хвостик» около 10 см, чтобы заклеить его листком бумаги.

    Порядок действий:

    1. Нумеруем листы книги, если номер не проставлен при печати.
    2. Складываем листы по порядку, делаем отверстия шилом или дыроколом в левом верхнем углу или по левому боку.
    3. Протягиваем нитку или тесьму через отверстия, формируем шов и выводим концы на тыльную сторону книги.
    4. На тыльной стороне завязываем концы нити или тесьмы, оставляем «хвосты» длиной до 10 см.
    5. Сгибаем маленький листок бумаги в соотношении 1:2. Меньшая часть листка закроет шов с лицевой стороны документа, а большая часть закроет шов с узелком с тыльной стороны.
    6. Беремся за клей и наклеиваем листок. Концы нитки или тесьмы должны торчать из-под листка.
    7. На листке с тыльной стороны документа пишем: «Прошито и пронумеровано N страниц» (обозначьте число страниц в вашей книге).
    8. Можно прописать текущую дату.
    9. Руководитель ставит подпись, чтобы ее часть была на КУДиР, а часть заходила на наклеенный листок.
    10. Точно так же ставим печать, чтобы часть оттиска была на книге, а часть на листке.

    Дело сделано. После этого храним книгу в вашем деловом архиве четыре года.

    КУДиР легко вести и выводить на печать в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис подходит для организаций на УСН, для ИП на упрощенке и ОСНО, а также для совмещения режимов. Легко ведите бухучет, начисляйте зарплату, платите налоги вовремя и отправляйте отчетность через интернет в нашем сервисе. Первые 5 дней бесплатны для всех новичков.

    Книга учета движения трудовых книжек

    Документооборот на предприятии любой формы собственности должен вестись согласно определённым правилам и нормам: должны регистрироваться движение документов, приходящих извне и исходящих, обмен бумагами между отделами и департаментами и т. п.

    И эти правила касаются не только канцелярских или бухгалтерских отделов, но и HR департамента, или отдела кадров (ОК). Здесь главными объектами, подлежащими взятию на учёт, являются трудовые книжки (вкладыши) сотрудников.

    Как только гражданин устроился на работу, на него тут же заводится личное дело с данными и сведениями, касающимися трудового опыта и стажа, тогда как в его трудовую книжку (ТК) заносятся сведения о движении по службе, обучении, наградах и поощрениях. Любой такой документ и вкладыш, прилагаемый к нему, проходят обязательную регистрацию в книге учёта.

    Что собой представляет книга учёта и какие задачи выполняет?

    Согласно пункту 40 Правил ведения и хранения ТК, утверждённых Правительством РФ в 2003 г., все бланки, а это, в том числе, заполненные и новые трудовые, а также и вкладыши к ним, должны подлежать строгому учёту.

    В настоящее время реестр учёта — это стандартизированная форма для отражения движения трудовых книжек, включающая в себя тринадцать граф на каждом развороте, заполнение которых поручено сотруднику отдела кадров или другому ответственному лицу.

    Каждая из граф имеет чёткое назначение, а в целом и общем они отражают процессы приёма, создания, выдачи, пересылки и передачи документов, подтверждающих реальный трудовой стаж гражданина. Регистрация осуществляется при постановке сотрудника на кадровый учёт, и каждая запись, будь то сама книжка (или вкладыш), получает номер в порядке очерёдности поступления.

    Приобрести книгу учёта движения ТК можно в тех местах, где обычно продают подобного рода продукцию – различные бланки, журналы и пр., изданные на предприятиях, имеющих отношение к ФГУП «Гознак».

    Вкладыши: что это такое?

    Вкладыш – это продолжение ТК, в которой заполнены все листы и разделы. Имеет стандартную форму, но меньший размер: 9 разворотов для фиксации сведений о месте работы, 8 – для награждений. Регистрация вкладышей – бланков строгой отчётности – осуществляется точно так же в реестре, но, кроме того, в ТК ставится ещё и штамп о выдаче такого бланка.

    Если работник пришёл на предприятие с уже существующим вкладышем, то последний не подлежит регистрации, учётная запись производится только в случае выдачи нового формуляра.

    Читать еще:  Срок амортизации нма в бухгалтерском учете

    Приходно-расходная книга

    Подобного рода реестр ведётся для учёта приобретения бланков и формуляров, т. е. новых ТК и вкладышей, которые были получены от производителей или распространителей, и выдачи их сотрудникам.

    Главное назначение приходно-расходного журнала – контроль затрат предприятия на подобного рода продукцию. Приобрести можно там, где распространяется продукция ФГУП «Гознак». Журнал считается действительным, если имеет полный комплект водяных знаков.

    Ответственность за внесение записей несёт лицо, определённое руководителем. Реестр должен быть прошит, по месту прошивки на тыльной странице наклеивается лист бумаги, на котором находится заверительная надпись и подпись ответственного лица, как правило, руководителя предприятия.

    Шнуровка пломбируется, и номер с отпечатка заносится на титульную страницу книги. Хранится реестр в сейфе, к которому ограничен доступ третьих лиц.

    К работе с приходно-расходным журналом имеет допуск ответственное лицо, которое регулярно регистрирует движения формуляров по приходу и по выдаче. Если формуляр был выдан на руки, то в журнале должна присутствовать подпись лица, получившего его. Ответственный ежемесячно отчитывается о расходах средств и остатках в наличии неиспользованных бланков.

    Неправильно заполненные или испорченные формуляры подлежат изъятию с составлением акта об уничтожении. Исправления в реестре должны сопровождаться письменными комментариями ответственного лица.

    Кто назначает ответственное лицо?

    Уполномоченное лицо, несущее ответственность за ведение регистрации в книге учёта движения ТК, назначается руководителем предприятия. Издаётся приказ, где называется имя ответственного, указывается дата, с которой полномочия становятся действительными.

    Как правило, таким уполномоченным становится тот человек, который работает с ТК, т. е. работник отдела кадров или HR-департамента. В скромного размера организациях с этой обязанностью справляется бухгалтер или секретарь.

    Информация в книгу учёта вносится регулярно, аккуратно. Исправления комментируются ответственным лицом.

    В случае смены ответственного лица составляется акт, где фиксируется количество ТК действительно работающих сотрудников, непереданные и невостребованные книжки тех, кто уволился и остаток чистых формуляров.

    Форма книги

    Форма реестра учёта имеет стандартный вид, который соответствует утверждённому Правительством РФ. Если на предприятии прежде записи осуществлялись в книгу, не соответствующей требованиям, то она должна быть закрыта. Существует прописанная процедура прекращения ведения записей в таком реестре.

    Заключается она во внесении итоговой записи, в которой указывается причина закрытия, количество внесённых в реестр записей и зарегистрированных ТК и вкладышей с указанием даты закрытия и подписью уполномоченного лица. В последующем журнал передаётся в архив, где продолжает храниться. Пользоваться реестром разрешено, но запрещено вносить и корректировать какие-либо записи.

    Форма действующего в настоящее время журнала учета была утверждена соответствующим Постановлением Мин. труда и Соц. развития № 69 от 10.10.2003 г. До этого действовал образец 1974 года. До сих пор нет никаких препятствий в использовании старого образца, хотя постановление вступило в силу. Допустимо продолжать ведение регистрации в книге старого образца до её окончания.

    Регистрация трудовых книжек, а также вкладышей, ведётся в одном журнале до его окончания, а не до истечения календарного года.

    В журнале установленной формы содержатся дополнительные справочные материалы в помощь сотруднику, осуществляющему ведение реестра. Это правила, постановления Правительства РФ, приложения, примеры заполнения бланков, формуляров, отчётов, заявок и актов, а также подробная инструкция по внесению записей в журнал.

    Как осуществляются записи?

    Тринадцать существующих на развороте журнала граф имеют строгое предназначение. Записи вносятся аккуратно шариковой ручкой ответственным лицом. Пробелов в колонках не должно быть: если отсутствует нужная информация, ставится прочерк.

    В первой колонке проставляется порядковый номер регистрируемого документа (ТК или нового выданного вкладыша).

    В три последующие графы вносится информация о дате принятия на работу, сдачи книжки (вкладыша) в ОК. Между указанными датами может пройти срок в пять, а то и семь дней.

    Это связано с тем, что уже существующие документы могут быть переданы в отдел кадров в течение пяти дней с момента занятия должности, а случае заведения новой трудовой – в течение 7 дней, которые нужны для её оформления. Сроки определены соответствующими статьями ТК РФ и положениями Правил ведения и хранения – статья 66 и пункт 8.

    Пятая колонка – место для внесения личной информации о владельце трудовой книжки.

    В шестой указываются номер и серия ТК, форма которых может отличаться в зависимости от года издания формуляра.

    Седьмая графа – указывается должность сотрудника или его функция на предприятии согласно штатному расписанию, а в восьмой – наименование подразделения (отдела, департамента, цеха и т. п.), где осуществляется трудовая деятельность. В девятой прописывается документ, давший основание для приёма на работу.

    11 графа – стоимость нового формуляра трудовой или вкладыша, оформляемого впервые. Если работником предоставлена была уже используемая книжка (вкладыш) или бланк был выдан безвозмездно, то в соответствующей графе ставится прочерк.

    12 и 13 — заполняются при увольнении: в первой ставится дата получения на руки ТК, во второй – личная подпись за книжку или вкладыш.

    Учет бланков трудовых книжек — бланк:

    Как вносятся исправления?

    При внесении отметок в журнал допускаются ошибки, устраняются они путём проставления пометки «запись недействительна» в той графе, где была есть ошибка, а в следующей строке ставится правильная запись.

    Оформление книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Перед тем, как будут внесены первые регистрационные записи в журнал учета движения трудовых книжек, она должна быть оформлена должным образом. Последовательность действий следующая:

    • прошивка. Все листы реестра прошиваются вместе с обложкой суровыми нитками. Кончики пошивки выводятся на тыльную сторону обложки;
    • наклейка бумажной ленты поверх концов шнуровки;
    • пломбирование. Сургучная пломба ставится поверх бумажной ленты, прихватывая кончики прошивки и обложку. Пломба (см. ГОСТ 31282-2004) имеет номер, который фиксируется на титульной странице. Нарушение пломбы свидетельствует о незаконном использовании реестра;
    • нумерование страниц. Страницы нумерует ответственное лицо. Количество страниц записывается на титульной странице;
    • оформление титульного листа происходит после того, как были завершены все вышеозначенные операции. На ней прописывается количество пронумерованных страниц в журнале, фиксируется номер пломбы, ставится заверительная подпись руководителя организации и дата начала использования реестра. Без указания всех данных журнал считается недействительным.

    Книга учета движения трудовых книжек — образец заполнения титульного листа:

    Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — скачать бланк вы сможете ниже по ссылке. Не должным образом оформленный журнал регистрации или его отсутствие влекут административную ответственность: штраф, налагаемый на руководителя и предприятие. Размер штрафа составляет в первом случае 500-5000 руб., во втором – 30 000 -50 000 руб.

    Срок хранения

    Согласно положениям Росархива срок хранения журнала учёта ТК должен хранится в течение 50 лет в архиве предприятия. Перед передачей на хранение производится опись объекта.

    Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним требует соблюдения инструкций. Оформление должно проходить согласно установленной процедуре, а записи должны вноситься корректно и аккуратно. Пробелов в графах журнала не должно быть.

    Реестр подлежит хранению в сейфе, к которому имеют доступ руководитель предприятия и ответственное за ведение реестра лицо. По окончанию журнала, он передаётся на хранение в архивный отдел предприятия.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector