Webbc.ru

Веб и кризис
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Форма учета журнала учета первичных документов

Журналы учёта

Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.

Журнал учета документации

Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:

  • Факт составления бумаги.
  • Передача документа в исполнение.

Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.

Журнал учета документации наделяется этими функциями:

  • Контроль над выполнением задачи, под которую формировался документ.
  • Анализ имеющихся бумаг.
  • Отчетная работа.

В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.

Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.

Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:

  • Учет времени, которое персонал проводит на своем рабочем месте.
  • Это основание для начисления ЗП.
  • Поддержание дисциплины в организации.
  • Обоснование наложения на работника дисциплинарного взыскания.

Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.

Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.

Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.

Сколько времени хранится журнал?

Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.

Какие книги должен вести кадровый отдел?

Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:

  • регистрации заявлений;
  • учета сотрудников, отправленных в командировки;
  • регистрации ЧП на производстве.

Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.

Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.

Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:

  • Название документа.
  • Название компании.
  • Дата начала и завершения ведения.
  • Регистрационный номер.
  • Информация о сотруднике, который регистрирует журнал.

ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.

Первичные бухгалтерские документы

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

Читать еще:  Учет транспортных расходов в торговле

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Читать еще:  Простая система ведения бухгалтерского учета

Журналы учёта

Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.

Журнал учета документации

Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:

  • Факт составления бумаги.
  • Передача документа в исполнение.

Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.

Журнал учета документации наделяется этими функциями:

  • Контроль над выполнением задачи, под которую формировался документ.
  • Анализ имеющихся бумаг.
  • Отчетная работа.

В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.

Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.

Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:

  • Учет времени, которое персонал проводит на своем рабочем месте.
  • Это основание для начисления ЗП.
  • Поддержание дисциплины в организации.
  • Обоснование наложения на работника дисциплинарного взыскания.

Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.

Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.

Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.

Сколько времени хранится журнал?

Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.

Какие книги должен вести кадровый отдел?

Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:

  • регистрации заявлений;
  • учета сотрудников, отправленных в командировки;
  • регистрации ЧП на производстве.

Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.

Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.

Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:

  • Название документа.
  • Название компании.
  • Дата начала и завершения ведения.
  • Регистрационный номер.
  • Информация о сотруднике, который регистрирует журнал.

ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ В БУХГАЛЕТРСКОМ УЧЕТЕ

В современных условиях все управленческие решения опираются на информацию, которая содержится в служебном документе. Правильная работа с документами влияет на качество работы управленческого аппарата, организацию и трудовую культуру общения работников. Поэтому успех и эффективность управленческой деятельности во многом зависит от того, насколько профессионально организован документооборот и ведение документации.

В бухгалтерском учете для каждого документа существует свой документооборот — создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка, передача в архив.

С помощью организации документооборота можно повысить оперативность бухгалтерского учета, ускорить сроки составления бухгалтерской отчетности, а так же усилить контролирующие функции учета.

В зависимости от сферы обращения документов и их назначения, документооборот условно делят на внутренний и внешний. Первый состоит из внутренних документов, установленных на предприятии и входящих документов, поступивших на предприятие. Второй состоит из исходящих документов. Графически это можно показать на рисунке 1.

В организации документооборота выделяется пять основных этапов:

  1. Формирование первичного документа в момент совершения хозяйственной операции на основании требований законодательством, предъявляемых к оформлению документов;
  2. Предоставление документа в бухгалтерию, для контроля его актуальности и принятии его в полном объёме для учетной обработки;

Рисунок 1 — Схема документооборота организации

  1. Проверка бухгалтером принятых к учету документов по форме, по содержанию, а также арифметическая проверка.
  2. Обработка документа в бухгалтерии состоит из следующих этапов:
  • Таксировка — денежная оценка хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Некоторые принятые в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.
  • Группировка объединение документов по однородным признакам и за определенный период, т.е. подготовка сводных данных за определенный период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, и отражаются в отчете кассира, или же приход и расход товарно-материальных ценностей, которые отражаются в отчете материально-ответственного лица.
  • Контировка — в документе указывается взаимосвязь между счетами, т.е. проставляется корреспонденция счетов на самих документах на основании содержания хозяйственных операций.
  1. Подготовка и сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Читать еще:  04 забалансовый счет бухгалтерского учета

Первичные документы — это основная и наиболее важная составляющая в бухгалтерском документообороте. К первичным документам относятся товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ по форме КС-2 и КС-3, кассовые приходные и расходные ордера, банковские чеки, платежные поручения и прочие. Данные о хозяйственной операции, ее параметрах и содержании фиксируются оформлением первичных учетных документов, затем на их основании делаются проводки, заносятся записи в бухгалтерские регистры. На базе этих документов и ведется бухгалтерский учет.

В настоящее время стремительной компьютеризации бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности многие организации переходят на электронный документооборот. В свою очередь и общение с контролирующими органами все чаще происходит виртуально.

Одновременно электронный документооборот позволяет оптимизировать взаимосвязь и взаимодействие между подразделениями организации, усилить контролирование за движением документов на всех стадиях их формирования и использования, упростить работу бухгалтерской службы. Преимущества электронного документооборота представлены на рисунке 2.

Сфера применения электронного документооборота постоянно расширяется и актуальность его организации повышается. Примером может служить обязательное представление в налоговые органы с 1 января 2015 года декларации по НДС. Требование о представлении декларации по НДС в электронной форме распространяется так же и на нулевые декларации, представляемые налогоплательщиками НДС. Образец декларации представлен на рисунке 3-5. Для подтверждения вычетов по НДС, при проведении камеральных проверок, налоговые органы в основном работают с копиями бумажных документов.

Поэтому можно передать копии документов в виде заверенных электронной подписью руководителя организации виртуальных образов. Основным условием является передача в электронной форме по установленному формату, утвержденному ФНС России.

Организациям не выгодно тратить время и бумагу на копирование документов, а налоговым органам предоставляется возможность быстрее получить аналогичный документ, соответствующий бумажной копии первичного документа.

При оформлении первичных документов в них должны содержаться подлинные данные, а создаваться они должны своевременно, т.е. в момент совершения операции, или по её окончании

Также при оформлении документов должна соблюдаться последовательность совершения хозяйственных операций.

Обязательные реквизиты первичных документов представлены на рисунке 6.

Все первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета.

Рисунок 3 — Образец заполнения декларации по НДС титульный лист

Рисунок 4 — Образец заполнения декларации по НДС раздел 2

Рисунок 5 — Образец заполнения декларации по НДС раздел 3

Рисунок 6 — Обязательные реквизиты первичных документов

Проверка осуществляется следующими способами:

— проверка по существу;

Формальная проверка — с помощью нее происходит контроль заполнения обязательных реквизитов документа, перечисленных в части 2 статье 9 Закона № 402-ФЗ. Оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным.

Проверка по существу (по содержанию) — устанавливает законность, правильность и целесообразность совершения хозяйственной операции.

Согласно правилам ведения бухгалтерского учета, первичные документы, противоречащие законодательству и установленному порядку прихода и расхода денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. Если у сотрудника бухгалтерской службы возникают сомнения в законности этой операции, то он должен сообщить об этом главному бухгалтеру.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты сумм итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей в первичных документах и бухгалтерских записях.

Встречная проверка — это сопоставление одних документов с другими. Например, расчетно-платежная ведомость по заработной плате с табелями отработанного времени.

Одним из основных принципов системы внутреннего контроля бухгалтерии является график документооборота. В нем описывается движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Он помогает упорядочить документооборот в бухгалтерии — экономит рабочее время и нормализует работу в целом. В бухгалтерии он незаменим, так как для бухгалтеров принципиально важно сдать в определенные сроки отчетность в ПФР, ФСС, ФНС и прочие органы.

График документооборота обычно оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями. В нем указываются порядок обработки документов, учитывающий их требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения. Пример графика документооборота показан в таблице 1.

При составлении графика должны соблюдаться следующие требования:

  1. Принимаемые бухгалтерией первичные учетные документы должны иметь все обязательные реквизиты;
  2. При приеме документов, бухгалтером проверяется правильность арифметических вычислений; документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;
  3. Все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием дат исправления;
  4. По любой сделке должны быть представлены все необходимые документы

Образец графика документооборота

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector