Webbc.ru

Веб и кризис
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно подписать документ за руководителя

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

  • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
  • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

  1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
  2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
  3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Как правильно подписывать документы

Требования к подписи на документах — это один из разделов правил оформления деловых бумаг. Резолюция относится к обязательным реквизитам делового письма, без которых документ не является официальным.

Читать еще:  Как правильно выплачивать больничный лист

Что это такое

Подпись в официальных бумагах соответствует требованиям, которые регламентируются ГОСТом Р 7.0.97-2016, пришедшим на смену ГОСТу Р 6.30-2003 и вступившим в силу с 01.07.2018. По действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят:

  • наименование должности расписавшегося лица;
  • его собственноручная подпись;
  • расшифровка (инициалы, фамилия).

Перечислили базовые составляющие, раскрывающие, что входит в состав реквизита подпись, они варьируются в зависимости от того, на каком бланке этот атрибут документа проставляется. Если это не фирменный бланк, то в реквизит добавляется наименование организации. Если применяется бланк должностного лица, то наименование должности с указанием организации исключается. Примеры подписывания (здесь и далее представлены варианты, представленные в ГОСТ 7.0.97-2016):

Как правильно расписаться

Если требуются автографы нескольких должностных лиц, они располагаются один под другим по иерархии должностей. Если указанные лица занимают равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Оформление реквизита подпись допускает центрирование наименования должности единственного расписавшегося лица по отношению к самой длинной строке. На этом предписания ГОСТа заканчиваются. Примеры центрирования:

В то же время на практике нередко возникает вопрос, как правильно подписывать документы, какими чернилами и ручками следует ставить подпись в официальных бумагах? Если речь не идет об отдельных банковских формах, то единого законодательного требования не существует. Тем не менее, предпочтение рекомендуется отдавать шариковой ручке с синими или фиолетовыми чернилами. Это позволит обеспечить внешние признаки оригинала, тогда как автограф, выполненный черной (особенно гелевой) ручкой, может быть расценен как ксерокопия.

Где расписаться исполнителю

Еще один реквизит, в котором задействована собственноручная подпись, — это отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она проставляется, когда вопрос, описанный в тексте, решен или на него подготовлен письменный ответ. Отметка об исполнении во внутренних системах документооборота сопровождается указанием даты и номера, свидетельствующего об этом документе.

Наличие этого реквизита означает, что работа сделана конкретным специалистом, который несет персональную ответственность за содержание ответа. Подпись исполнителя на документе оставляется на втором и последующих экземплярах, которые хранятся в подразделениях документационного обеспечения предприятия. В случае отсутствия такового следует оставить краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором хранится документ (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В том и другом случаях отметка подписывается исполнителем (разработчиком) документа или руководителем структурного подразделения. Располагается этот реквизит в левом нижнем углу листа бумаги, но иногда его указывают в нижнем колонтитуле. Чиновники предлагают ориентироваться на такой вариант:

Для чего нужна

Функция подписи в широком смысле заключается в заверении человеком содержания написанного и в защите написанного от фальсификации. Что касается официальных документов, то значение собственноручно написанной фамилии, по пункту 1 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, состоит в закреплении документа, выражающего письменное согласие с содержанием сделки. Под сделкой понимаются любые «действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей» (ст. 153 ГК РФ). Таким образом, подпись придает документу юридическую силу, подтверждает его подлинность и позволяет идентифицировать расписавшееся лицо. Правила оформления реквизита подпись регламентируются внутренними локальными нормативными актами, а в случае их отсутствия — ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Особое мнение

Подпись — обязательный элемент официального документа, подтверждающий его подлинность и придающий ему юридическую силу. Требования к оформлению этого реквизита установлены ГОСТом Р 7.0.97-2016, который вступил в силу 01.07.2018 и заменил собой ранее действовавший Госстандарт Р 6.30-2003. Но несмотря на это, революционных изменений здесь не произошло.

Как и ранее, подпись должна содержать информацию о лице, подписавшем документ, — его должность, собственноручный автограф, его расшифровку (инициалы и фамилию). Правильное оформление расшифровки подписи в реквизите подпись регламентируется на локальном уровне. ГОСТ Р 7.0.97-2016 аналогично прежнему Госстандарту прописывает правила оформления подписи не на бланке организации, а на бланке должностного лица либо на документе, составленном комиссией. Но и здесь изменений не прослеживается. Однако, по сравнению с утратившим силу ГОСТом Р 6.30-2003, новый госстандарт описывает требования к оформлению подписи на документе, который визирует не руководитель организации, а лицо, временно исполняющее его обязанности. В этом случае указывается не должность этого лица, а статус, которым он наделен по приказу, например, и. о. генерального директора либо исполняющий обязанности генерального директора.

Отмечу, что недопустимо ставить косую черту или предлог «за» на уже подготовленном и прошедшем согласование проекте документа. В этом случае исправления в реквизите подпись вносятся от руки или с применением соответствующих штампов.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит, который используется при визуализации документов, подписанных электронной подписью. Требования к его оформлению детально изложены в пункте 5.23 ГОСТа. Размещать этот реквизит необходимо в месте, где на аналогичном документе, составленном на бумажном носителе, была бы собственноручная подпись должностного лица. Кроме того, «отметка об электронной подписи» должна быть читаемой и наноситься без перекрытия собой элементов текста.

Предъявляются требования и к содержанию реквизита, в нем необходимо указывать:

  • фразу «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа электронной подписи; фамилию, имя и отчество владельца сертификата ключа, срок его действия;
  • допустимо дополнять этот реквизит изображением герба, эмблемы или товарного знака (знака обслуживания).

Встречается информация, что изменились требования к написанию расшифровки подписи, но это утверждение неверно. Если анализировать образцы, представленные в ГОСТе Р 7.0.97-2016, видно, что никаких изменений тут не произошло. Как и в прежнем Госстандарте, сначала указываются инициалы и только потом фамилия должностного лица, подписавшего документ.

Подписываем документ: что, где и как

Каждый факт хозяйственной жизни организации сопровождается документом: накладной, письмом, приказом или платежкой. Но не всегда понятно, кто ставит подпись в таких документах. Ответим на несколько вопросов по этой теме.

Главбух ушла в декрет? Передайте ЭЦП замещающему сотруднику

Главный бухгалтер ушла в декретный отпуск. Вместо нее «Клиент-Банк» сейчас ведет ее заместитель. Может ли он использовать электронно-цифровую подпись главного? Нужно ли переделывать ЭЦП на нового человека или можно «передать» ЭЦП, оформив какой-нибудь документ?

: Замещающий сотрудник может пользоваться ЭЦП главного бухгалтера. Для этого необходим о п. 1 ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ) :

  • включить пункт о «передаче» ЭЦП в приказ о передаче заместителю полномочий на время декретного отпуска главного бухгалтера;
  • издать отдельный приказ о «передаче» ЭЦП заместителю главного бухгалтера.

При этом ответственность при использовании ЭЦП главбуха будет нести уже заместитель.

Директор может передоверить право подписывать доверенности на получение ТМЦ другому лицу

Наш директор собирается в отпуск. Все документы по приобретению и реализации товара (счета-фактуры, накладные, доверенности на получение ТМЦ) за него будут подписывать другие сотрудники. Достаточно ли указать на это в приказе?

: Счета-фактуры подписываются руководителем либо уполномоченными на то приказом или доверенностью лицам и п. 6 ст. 169 НК РФ . Так что если за директора счета-фактуры подписывать будет другой сотрудник, то право подписи можно передать доверенностью или приказо м п. 6 ст. 169 НК РФ .

В типовой накладной как при продаже, так и при покупке ТМЦ подпись руководителя не нужна — в ней расписываются материально-ответственные лица. Но если ваш директор все же подписывал эту первичку, то перед отпуском ему достаточно издать приказ о назначении лиц, ответственных за отгрузку и прием товар а п. 6 ч. 2 ст. 9, ч. 1 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); п. 14 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н .

Доверенность от организации может быть выписана только ее руководителем или другим лицом, уполномоченным учредительными документами действовать от лица организации без доверенности, то есть лицами, сведения о которых внесены в ЕГРЮЛ организаци и абз. 3 п. 1 ст. 53 ГК РФ; ст. 27 НК РФ . Поэтому удобнее всего, если директор заранее подпишет необходимые доверенности на получение ТМЦ на период своего отсутстви я Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а . Или он может передоверить это право кому-то, выписав доверенность на право подписания доверенностей на получение ТМЦ п. 3 ст. 29 НК РФ; пп. 1, 3, 7 ст. 187 ГК РФ .

Читать еще:  Как правильно сброшюровать

Главбух может утверждать авансовый отчет

Может ли главный бухгалтер подписать авансовый отчет вместо руководителя?

: Да, может.

В авансовом отчете руководитель ставит свою подпись под словами «Утверждаю отчет в сумме. », тем самым подтверждая, что расходы по авансовому отчету — как говорится, на благо организации. Так что если директор решил доверить эту миссию главбуху, то нужно оформить:

  • приказ о делегировании полномочий на утверждение авансовых отчетов;
  • доверенност ь п. 4 ст. 185.1 ГК РФ .

Договоры, подписанные квалифицированной ЭЦП, имеют юридическую силу

Надо ли договоры, заключенные на Портале поставщиков, распечатывать и заверять печатью организации и подписями руководителей? Или достаточно того, что они заверены ЭЦП?

О том, как подписываются электронные договоры, можно узнать: Портал поставщиков → Инструкция пользователя Портала поставщиков → Регистрация на Портале поставщиков

: Ставить «живые» подписи и печать на договоре, заключенном на Портале поставщиков, необязательно. Такие электронные договоры подписываются усиленной квалифицированной электронной цифровой подпись ю пп. 1, 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ . Договор, подписанный квалифицированной ЭЦП, признается равнозначным договору на бумажном носителе, подписанному «живой» подписью и заверенному печатью.

Однако если между вами и вашим контрагентом был заключен договор с условием, что вы обменяетесь бумажными версиями договора и заверите их печатями и подписями, то это условие вам необходимо будет соблюст и п. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ .

Не все юрлица могут возложить обязанности главбуха на руководителя

Главный бухгалтер уволился, и его функции исполняет штатный бухгалтер, но без права подписи. Брать нового главбуха организация не планирует. Можно ли, имея в штатном расписании единицу главного бухгалтера, возложить руководство бухгалтерией на генерального директора? И как это правильно сделать?

: Да, это возможно, но только если ваша организация относится к малому или среднему бизнесу и не входит в перечень из ч. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в него включены, например, организации, отчетность которых подлежит обязательному аудит у) ч. 2, 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ .

У вас есть два варианта, как возложить руководство бухгалтерией на директора.

ВАРИАНТ 1. Совмещение должностей. Для этого с гендиректором заключается допсоглашение к трудовому договору с указанием выполняемых обязанностей и размера доплаты за совмещени е статьи 60, 60.2, 151 ТК РФ . И издается приказ в свободной форме с формулировкой «. принимаю исполнение обязанностей по должности главного бухгалтера на себя. » ст. 60.2 ТК РФ .

ВАРИАНТ 2. Внутреннее совместительство. В этом случае составляется отдельный трудовой договор с гендиректором c указанием продолжительности рабочего времени и порядка расчета денежного вознаграждения за совместительств о ч. 1 ст. 60.1, ч. 1 ст. 282 ТК РФ . После чего издается приказ на внутреннее совместительство по стандартной форме № Т-1 (или по самостоятельно разработанной форм е) Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 .

Если предприниматель «один за всех», то в графе «Главный бухгалтер» ТОРГ-12 он расписывается сам

Я индивидуальный предприниматель, учет веду сам, без бухгалтера. Должен ли я расписываться в графе «Главный бухгалтер» товарной накладной?

: Если вы сами ведете учет, то в графе «Главный бухгалтер» товарной накладной ТОРГ-12 должна стоять ваша подпис ь Методические рекомендации, утв. Письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5; ст. 9 Закона № 402-ФЗ .

Главбух доверенности не подписывает

В нашей организации сотрудникам были выданы доверенности на подписание первичных документов сроком на 1 год. В момент выписки и заверения доверенностей произошла смена главного бухгалтера. Должен ли новый бухгалтер завизировать эти доверенности?

: Нет. Доверенность выдается руководителем организации или другим лицом, уполномоченным на то учредительными документам и абз. 3 п. 1 ст. 53, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ . А значит, подпись главного бухгалтера на таких доверенностях ставить не нужно.

Факсимиле на финансовых документах не ставим

У генерального директора есть факсимиле. На каких документах можно ставить факсимиле на законных основаниях — доверенностях, кассовой книге, счетах-фактурах, платежках, ведомостях, письмах, договорах, декларациях?

: Факсимильную печать нельзя ставить на следующих документах:

То есть получается, что факсимиле можно использовать при обмене документами (письмами, актами, счетами на оплату, спецификациями и пр.) между вами и вашим бизнес-партнером в рамках заключенного с ним договор а п. 2 ст. 160 ГК РФ . Но только в том случае, если с этим контрагентом вы подписали «живой» подпись ю Постановление 17 ААС от 14.03.2011 № 17АП-1327/2011-ГК :

  • договор, предусматривающий возможность применения клише-печати;
  • соглашение об использовании факсимиле.

Указание в документах «и. о. руководителя» недопустимо

Наш директор собрался в отпуск. Чтобы его обязанности во время отпуска исполнял другой сотрудник, директор подписал приказ о выполнении дополнительной работы в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Нужно ли временно исполняющему обязанности руководителя сотруднику при подписании кадровых и первичных документов указывать «и. о. директора»?

: Нет, так делать нельзя.

Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов организации установлены ГОС Том ГОСТ Р 6.30-2003 ; ОК 011-93 . И хотя он и носит рекомендательный характер, его можно применять при оформлении документов. В нем указано, что при заполнении реквизита «Подпись» в документах нужно указывать, в частности, наименование должности лица, подписавшего докумен т п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 . В вашем случае должность директора остается за отдыхающим в отпуске руководителем, а его обязанности исполняет другой сотрудник организаци и п. 60.2 ТК РФ . При этом основная должность замещающего сотрудника не меняется. И именно ее он должен указать при заполнении реквизитов «Наименование должности» в кадровых, первичных и прочих управленческих документах организации.

Например, на время отпуска директора ООО «Символ» его полномочия были переданы замещающему его главному инженеру О.Р. Иванову. Во всех управленческих документах строка, в которой предусмотрена подпись руководителя, будет выглядеть так:

Документооборот: косая черта перед подписью.

В деловом документообороте распространена практика, когда над подписью ставится черта. Это бывает в тех случаях, когда документ подписывает не уполномоченный на это по учредительным документам, или данные которого не указаны в реквизитах.

В этих случаях перед подписью ставится косая черта. Эта черта указывает на то, что подпись поставлена, например, заместитель. Достаточно ли этой «косой черты» для того, чтобы документ имел юридическую силу? И как вообще правильно оформлять документы, когда их подписывает заместитель.

Из истории вопроса.

Такая традиция с косой чертой перед подписью существует уже давно и находится, как бы, вне рамок правового регулирования. В 1988 году Главархивом СССР по этому вопросу было определено, что если должное лицо отсутствует, а требуется его подпись на документ, то эти обязательства может на себя взять заместитель. При этом должна быть указана фактическая должность лица, которое ставит подпись. Должна в обязательном порядке присутствовать расшифровка Фамилии, Имени и Отчества подписывающего этот документ. Исправления возможно вносить чернилами или машинописным набором текста с расшифровкой или уточнением занимаемой должности: «и.о., зам». Исключены варианты с использованием предлога «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности подписывающего (приказ от 25.05.88 № 33).

Кроме того, сегодня действует определенный стандарт оформления документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

Поэтому в соответствии с действующими правилами делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.

Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?

Как же быть, если она уже есть в документе?

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.

Читать еще:  Разрешительное письмо от правообладателя

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам. А именно: вписать в договор фамилию и должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки. Лучше всего, если к договору будет приложена копия такого документа.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

Тот же вопрос в счетах-фактурах.

И еще один из наиболее затрагиваемых вопросов по оформлению документов – это подпись руководителя на счете-фактуре (п.6 ст.169 НК РФ).

Как же быть, если к Вам поступает счет-фактура, в которой упомянутым в самом начале способом стоит подпись руководителя с косой чертой перед подписью? В отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики России считают, такая косая черта не сможет быть препятствием и приведет к отказу в выдаче НДС.

Так же необходимо проверить на соответствие требованиям налогового законодательства остальных условий, которые относятся к оформлению подписи. П.6 статьи 186 Налогового Кодекса Российской Федерации говорится, что подписывать счет-фактуру имеет право любое уполномоченное лицо. Поэтому вообще не имеет смысла ставить подпись с использованием пресловутой косой чертой. Достаточно полномочия передать приказом по организации или с помощью доверенности от имени организации.

Стандартами реквизитов самого бланка предусмотрено, что подпись на нем может ставить руководитель. Однако, Минифин разъяснил, что в случае, если подпись ставит не руководитель, то указывать его должность не обязательно. Достаточно того факта, что был приказ по организации и в нем зафиксирована передача данных полномочий. Но расшифровка подписи в этом случае, как Вы понимаете, необходима (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Но и если будет указана должность подписывающего, так же не будет считаться ошибкой для документа (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

Юрий Немешаев

Под конец года накопилось много дел, а тут еще и подошел период, когда нужно готовить все документы к сдаче годовой отчетности в налоговую.

Косая черта перед подписью — как ее понимать?

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Наталия Гуренкова, эксперт «УНП»

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Договор подписал заместитель

Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно. И так же давно она находится за рамками правового регулирования.

Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа. В приказе от 25.05.88 № 33 архивное ведомство установило, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»). Но недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Сегодня действует еще один стандарт по оформлению документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации*. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

Поэтому в соответствии с действующими правилами делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.

Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?

Работа над ошибками

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам. А именно: вписать в договор фамилию и должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки. Лучше всего, если к договору будет приложена копия такого документа.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

Особо о счетах-фактурах

Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Вместе с тем необходимо проверить, соответствуют ли требованиям налогового законодательства остальные условия, относящиеся к оформлению подписи. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что подписать счет-фактуру может любое уполномоченное лицо. Полномочия можно передать приказом по организации или доверенностью от имени организации.

Стандартные реквизиты бланка счета-фактуры предусматривают, что его подписывает руководитель. Минфин разъяснил, что, если документ подписывает другое лицо, его должность можно не указывать. Главное, чтобы была расшифровка подписи (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Тем не менее не будет ошибкой, если лицо, подписавшее счет-фактуру от имени поставщика, укажет свою должность (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

* ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госкомстата России от 03.03.03 № 65-ст.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector