Webbc.ru

Веб и кризис
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно организовать работу бухгалтерии

Инструкция: как организовать удаленную работу бухгалтера

Как перевести бухгалтера на удаленный труд в период пандемии коронавируса:

  1. Получить заявление на удаленку.
  2. Согласовать обязанности и оплату на этот период.
  3. Оформить допсоглашение о переводе.
  4. Обеспечить необходимыми доступами и инструментами. Один из основных — электронная подпись.

Необходимо не только подготовить кадровые документы и соглашения, но и определить алгоритм дистанционной работы финансового специалиста.

Инструкция, как перевести бухгалтера на удаленку

Перевод работника бухгалтерии на дистанционный труд ничем не отличается от алгоритма, предусмотренного для остальных категорий специалистов. Работодателю следует соблюдать инструкцию:

  1. Получить от сотрудника заявление с просьбой трудиться из дома.
  2. Согласовать рабочие моменты дистанционного труда.
  3. Оформить дополнительное соглашение.
  4. Обеспечить трудовой процесс в удаленной форме.

Ничего сложного нет. Но работа бухгалтерии напрямую связана с финансами организации. Проблем нет, если сотрудник — это опытный и проверенный временем работник. А если финансист — новичок, еще не заслуживший доверия? Разберем все нюансы перевода бухгалтера поэтапно.

Шаг 1. Заявление от работника бухгалтерии

Основанием для перевода работника на удаленный труд является его желание. Необходимо запросить от подчиненного письменное заявление с просьбой о временном переводе на дистанционку. Причиной для дистанционной работы могут выступать не только пандемия коронавируса, но и семейные обстоятельства. В любом случае желание работника оформляется документально.

Проверьте заявление, в документе обязательно следует указать:

  • волеизъявление самого работника, например, «прошу перевести»;
  • причину перевода на дистанционный труд;
  • дату, с которой сотрудник трудится из дома;
  • объем работы и обязанности, выполняемые дистанционно.

Образец заявления бухгалтера:

Директору ГБОУ ДОД

Викторовой Виктории Викторовны

В связи с эпидемией коронавируса в России прошу перевести меня на дистанционную форму работы с полным сохранением трудовых функций с 06 апреля 2020 года.

Дата: 27 марта 2020 года

Подпись: ВИКТОРОВА / В.В. Викторова

Если сотрудник не согласен с переводом на дистанционную работу, то его допускается перевести, но порядок действий уже другой. Руководствуйтесь нормами статей 72 и 72.1 ТК РФ. Необходимо уведомить подчиненного об изменении условий работы не менее чем за 2 месяца до даты перевода. А если работодатель — физическое лицо, то срок составляет не менее 14 дней.

Если подчиненный откажется от дистанционного труда, то предложите ему другую работу. Это не только имеющиеся вакансии с учетом профессиональных навыков работника, но и нижестоящие должности и менее оплачиваемая работа.

Шаг 2. Согласуем условия сотрудничества

После получения от работника письменного заявления следует согласовать новые условия сотрудничества. Обговорите с бухгалтером, как организуется дистанционная работа в период эпидемии коронавируса.

Какие вопросы необходимо решить:

  • объем выполняемых обязанностей;
  • оплату труда, учтите, что при сохранении объема трудовых функций размер оплаты труда не уменьшается;
  • порядок контроля со стороны нанимателя в части выполнения трудовых обязанностей;
  • регламент рабочего времени;
  • сроки и время выхода на связь;
  • порядок документооборота и обмена информацией;
  • условия обеспечения работника программными и техническими средствами;
  • компенсации и доплаты за особые условия работы (например, компенсация за связь, компенсация за использование личного имущества в рабочих целях и прочее);
  • вопросы соблюдения техники безопасности;
  • прочие значимые условия в работе бухгалтера на дому.

Шаг 3. Оформляем дополнительное соглашение

Достигнув полной договоренности по вопросам перевода счетного сотрудника на удаленную работу, составьте дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. Расторгать старый договор не нужно. Перевод на удаленную работу с согласия работника не является переводом на другую работу. По сути, подчиненный выполняет все те же функции, что и на стационарном рабочем месте (офисе), но только работает он на дому или в ином месте, вне территории нанимателя.

В дополнительном соглашении с бухгалтером отразите:

  • условие о том, что работа выполняется дистанционно;
  • место работы — наименование работодателя;
  • обеспечение безопасных условий и охрану труда работника в объеме, предусмотренном абз. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ;
  • условия обмена электронными документами;
  • порядок использования и сроки обеспечения работодателем работника имуществом, программными средствами, средствами защиты информации и иным. Либо рекомендации использовать указанные средства. В этом случае определите размер компенсации сотруднику за использование личного имущества для выполнения должностных обязанностей (ст. 188 ТК РФ);
  • условие об осуществлении контроля работодателем. Например, укажите, в какое время сотрудник выходит на связь, в каком порядке предоставляет отчеты, документы, подтверждающие расходы, и др.

Шаг 4. Настраиваем работу бухгалтера на дому

Оформив соглашение о переводе бухгалтера на дистанционный труд, работодатель обязан обеспечить сотрудника всеми необходимыми программными и техническими средствами для работы. Либо дать подробные рекомендации, как это сделать в условиях дистанционной работы.

Для организации работы бухгалтера на дому предусмотрено несколько вариантов:

Например, бухгалтерские программы и сервисы компании установлены на компьютере или ноутбуке (ОС на балансе работодателя).

Передайте подчиненному основное средство во временное распоряжение. Не забудьте оформить следующие документы:

  • договор с материально ответственным лицом, ответственным за сохранность ОС;
  • акт приема-передачи основного средства.

В крупных бухгалтериях программное обеспечение размещается на специализированных информационных серверах. Рабочее место представляет собой компьютер с доступом к серверу. В таком случае работодатель обеспечивает удаленный доступ к информационному серверу, на котором размещены специализированные бухгалтерские программы и приложения.

Настроить удаленный доступ на домашнем компьютере бухгалтера возможно дистанционно. Используйте для этого бесплатные программные продукты для получения дистанционного доступа к компьютеру.

Если специализированные бухгалтерские программы размещены на серверах в сети Интернет (например, 1С:Облако), то достаточно выдать работникам логин и пароль. Этого вполне достаточно для доступа к информационной базе данных в сети Интернет.

Наниматель предоставляет логины и пароли от личных кабинетов ФНС, ФСС и ПФР, данные учетной записи на едином портале Госуслуги. Доступ к личному кабинету позволит бухгалтеру составлять и предоставлять электронную отчетность в адрес контролирующих министерств и ведомств.

Иные варианты организации работы бухгалтера на дому допускаются. Все зависит от технических, материальных и финансовых возможностей работодателя.

Электронная отчетность: важный вопрос об ЭЦП

Налоговая отчетность и платежные поручения, передаваемые в банк в электронной форме, удостоверяются усиленной цифровой подписью уполномоченного лица. Таким лицом в учреждении обычно является руководитель. Как быть при переводе бухгалтера на удаленную работу? Кто должен подписывать электронные документы усиленной ЭЦП?

В стандартном случае цифровая подпись оформляется на руководителя организации либо на иное уполномоченное физическое лицо. ЭП разрешается передать лицу, которому она не принадлежит, закон этого не запрещает. На практике это понадобится, например, если сотруднику необходимо разово подписать ЭП организации документ, так как руководитель по каким-то причинам не может этого сделать.

Почему передать ЭП руководителя ответственному бухгалтеру опасно

Электронная подпись равнозначна собственноручной подписи лица, на которого оформлена эта самая ЭП. Если передать ЭП в распоряжение другого работника, то руководитель наделяет подчиненного всеми полномочиями работодателя. Если подчиненный нарушит законодательство или совершит противоправное деяние, то ответственность все равно ложится на руководителя.

Ведь сделка или противозаконный документ подписан ЭП руководителя. Директор не сможет доказать, что подпись передана бухгалтеру временно. Например, если недобросовестный бухгалтер спишет все деньги компании со счетов, то ответственным будет директор. Так как платежное поручение, преданное в банк, удостоверено директорской ЭП.

Решение проблемы с ЭЦП

Если необходимость в подписании электронных документов возникает постоянно, рекомендуем доверенному сотруднику, в нашем случае бухгалтеру, изготовить отдельную ЭП организации.

Полномочия бухгалтерской ЭП определяет руководитель. Например, удостоверение бухгалтерской, финансовой и налоговой отчетности в электронной форме. Это значит, что ЭП бухгалтера достаточно, чтобы удостоверить расчет по страховым взносам, бухгалтерский баланс или СЗВ-М.

Чтобы оформить бухгалтеру ЭП для удостоверения отчетности, оформите ему доверенность на право использования ЭП от имени организации.

Как организовать электронные платежи на удаленке

С платежами дела обстоят иначе. По стандартным правилам платежное поручение подписывается двумя ЭП: главбуха и руководителя. Передавать обе подписи в распоряжение удаленного бухгалтера не рекомендуется. В таком случае действуйте по инструкции:

  1. Организуйте бухгалтеру доступ к платежной системе.
  2. Счетный работник под своей учетной записью создает платежное поручение на оплату. Например, на уплату налога на прибыль.
  3. Бухгалтер подписывает платежный документ собственной ЭП.
  4. Затем представитель бухгалтерии уведомляет руководителя о необходимости подписать платежку.
  5. Руководитель входит в платежную систему под своей учетной записью и проверяет содержание платежа.
  6. Директор удостоверяет платеж собственной ЭП.
  7. После бухгалтер отправляет платежное поручение в банк.

Это наиболее безопасный способ распоряжения денежными средствами компании в режиме удаленной работы. Если передать обе ЭП бухгалтеру, то руководитель рискует потерять все деньги по расчетным счетам.

Как организовать работу бухгалтерии

Бухгалтерский учет необходим любой организации. Вести его начинать нужно сразу, как только получены регистрационные документы. За организацию и правильность бухучета отвечает директор фирмы, ИП в этом плане легче — для них бухучет не обязателен. Нарушение правил ведения бухучета чревато серьезными штрафами, которые в 2018 году выросли еще больше.

Рассмотрим, какие варианты есть у руководителя, только налаживающего работу ООО, в организации бухгалтерской работы, какие компоненты должны в нее входить в обязательном порядке, как избежать типичных ошибок и недостатков.

Что собой представляет ведение бухучета

На обыденном уровне каждый знает обязанности бухгалтера: правильно считать приход и расход денег организации. Требования к бухгалтерии предъявляются на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06 декабря 2011 года.

Бухгалтерская служба в организации заключается в постоянном мониторинге информации, касающейся имущества и денежных средств организации, а также регулярном отражении этих данных в специализированных формах документов. В ведении бухгалтера находятся:

  • регистры счетов;
  • учетные книги;
  • финансовые и налоговые отчеты;
  • «первичка»;
  • кадровые документы;
  • договоры;
  • бумаги, касающиеся денежной динамики (по кассе, банку);
  • другие документы, необходимые для ведения в ООО, предусмотренные законодательством.

От чего зависит сложность бухгалтерской работы

В некоторых фирмах организовать и вести бухгалтерию может оказаться значительно сложнее, чем в других. Факторы, от которых зависит этот процесс, касаются особенностей деятельности фирмы:

  1. Действующий налоговый режим. Общая система налогообложения предусматривает самую усложненную форму бухучета, чуть легче предпринимателям, пользующимися упрощенной системой «Доходы минус расходы», самыми легкими для бухгалтера считаются налоговые режимы УСН «Доходы» и ЕНВД.
  2. Наличие наемных служащих. Персонал во много раз увеличивает бухгалтерскую нагрузку. Мало того, что нужно постоянно рассчитывать заработную плату и взносы в социальные фонды, еще регулярно подлежат учету больничные, отпускные, премиальные, декретные и т.п. Если работников в компании нет, по этим показателям нужно сдавать нулевую отчетность. Отсутствие сотрудников не освобождает от обязанности ежегодного информирования о своей среднесписочной численности.
  3. Направления деятельности. Если фирма занимается однотипными хозяйственными операциями, бухучет вести значительно легче, чем в организации, ведущей работу по разным векторам. Ведь каждая отрасль имеет свою специфику бухучета.
  4. Активность фирмы. Поскольку в бухучете фиксируется каждая финансовая операция, в фирмах, где проводки денег (закупки, продажи, другие операции) происходят чаще, придется уделять их оформлению больше времени.
  5. Особенности контрагентов. Учет требует специального подхода, если фирма сотрудничает с представителями других налоговых режимов, с иностранными партнерами, с государственными структурами.
Читать еще:  Продажа недвижимости без регистрации права собственности

ВНИМАНИЕ! Даже самый упрощенный вариант бухгалтерского учета требует специальных знаний, навыков и постоянного внимания к обновлению законодательной базы.

Варианты первичной организации бухучета

Поскольку ответственность за организацию бухучета и корректность его ведения лежит на руководителе, ему и выбирать форму реализации бухгалтерской службы. Возможны различные способы решения этого вопроса:

    Директор и бухгалтер в одном лице. Этот способ подходит начинающим бизнесменам, которые производят сравнительно небольшое количество хозяйственных операций, имеет смысл пользоваться им на УСН и ЕНВД. Закон разрешает руководителю выполнять обязанности главбуха.

Плюсы:

  • приобретение важного опыта;
  • освоение нюансов бухгалтерского учета;
  • экономия на зарплате еще одной штатной должности или оплате услуг аутсорсера.

Минусы:

  • неизбежность ошибок, особенно на первых порах;
  • каждая ошибка – это штраф, а налоговое нарушение – еще и заморозка расчетного счета;
  • освоение бухгалтерии требует времени, которое можно потратить более производительно.

ВАЖНО! Если фирма прогрессивно развивается, настает момент, когда этот вариант перестает себя оправдывать, и необходимо принимать решение о его пересмотре.

Аутсорсинг. Если цена ошибок стала слишком дорогой, а учет набрал объем, его можно поручить специалисту на стороне. Специализированная фирма за плату возьмет на себя бухгалтерское сопровождение вашей деятельности. Это особенно удобно для организаций с однотипными операциями, более сложный учет стоит дороже.

Плюсы:

  • освобождение драгоценного времени для руководителя;
  • стоит дешевле, чем завести постоянного бухгалтера;
  • не нужно заботиться о подборе и замене сотрудника, постоянное внимание к операциям гарантировано.

Минусы:

  • замедленные темпы обмена информацией;
  • дополнительные расходы за более сложные проводки;
  • доплата за работу в нестандартное время.
  • Бухгалтер в штате. Эта форма организации бухучета рано или поздно станет обязательной, если фирма выросла, начала выполнять большое количество сложных операций, нуждается в оптимизации налоговых платежей. Для руководителя это самый удобный вариант, единственный «минус» которого – в расходах на трудовое вознаграждение штатного специалиста. Зато в должностных обязанностях бухгалтера инструкция позволяет прописать и заботу о договорах, архиве, первичной документации, что снимет с плеч руководителя значительную ношу.
  • Роль руководителя в организации бухучета

    Нанимая бухгалтера или отдавая эту деятельность на аутсорсинг, руководитель не может просто забыть о такой важной составляющей своего бизнеса. Он должен позаботиться, чтобы в результате вовремя получать полную и достоверную информацию обо всех финансовых операциях фирмы, ее имуществе, активах, кадровых ресурсах и контролировать их динамику. Для этого ему необходимо:

    • принять Положение о бухгалтерской службе в своей организации;
    • составить и утвердить должностные инструкции для бухгалтерских работников;
    • позаботиться о документообороте первички;
    • решить, по какой технологии будут обрабатываться учетные данные (как правило, используются специализированные компьютерные программы);
    • решить вопросы хранения документации;
    • периодически проверять сроки хранения бумаг, уточнять их ценность.

    Структуры бухгалтерской службы

    Бухгалтерия – полноценный структурный отдел организации. В больших фирмах она представлена не одним человеком – главным бухгалтером, а представляет собой целый аппарат, имеющий свою структурную специфику. Она зависит от особенностей управления фирмой, объема учетных данных, направления деятельности. Сегодня применяются 3 основные формы структуры этого подразделения в организации:

    • линейная;
    • функциональная;
    • «в разрезе» подразделений.

    Линейная организация бухгалтерии – наиболее простой вариант структуры этой службы. Применима при небольшом бухгалтерском штате, до 10 человек. При этом типе структуры все работники бухгалтерии находятся в подчинении главного бухгалтера, который, в свою очередь, подотчетен непосредственно руководству.

    Структура бухгалтерии по функциональному признаку предполагает наличие групп или отделов, каждый из которых занимается определенным видом учета: заработной платы, материальных активов, готовой продукции, производственных затрат и пр. Каждый отдел возглавляют старшие бухгалтера, распределяющие работу между непосредственными исполнителями. Начальников групп контролирует главбух. Эту форму организации бухгалтерской службы применяют средние и часть крупных предприятий.

    Организация бухучета в разрезе структурных подразделений означает наличие такого отдела в каждом обособленном отделе организации (цехе, участке производства). Иными словами, это отдельная бухгалтерия для каждого подразделения. Каждый участок имеет своего старшего, организовывающего работу в отдельной бухгалтерской структуре. В рамках такого подразделения бухучет может осуществляться и по функциональным признакам. На больших предприятиях, занимающихся разнообразной деятельностью, такая структура помогает охватить всю полноту операций.

    ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Какая бы структура ни функционировала в фирме, необходимо решить вопрос о ее централизации, то есть сосредоточении контроля и сведения данных в единую систему в главной бухгалтерии. Эта форма эффективнее децентрализованного учета, когда балансы составляются в каждом подразделении по отдельности.

    Регламентация работы бухгалтерии: как делать и в чем польза для бизнеса

    Почему бухгалтерия? Большинство консультантов по управлению думают, что им нечего делать с таким подразделением как бухгалтерия. Это, дескать, периферийная и сугубо пассивная служба. Но это не так. Многие клиенты судят об организации по взаимодействию с бухгалтерией.

    Если в бухгалтерии документооборот не налажен, это обязательно негативно скажется на отношениях с клиентами. Если бухгалтерия дружно устраивает перерыв на один час, а клиент в это время ждёт, когда ему печать на документы поставят или реквизиты выдадут, это говорит о низкой клиентоориентированности организации. Регламентация работы бухгалтерии может решить часть проблем.

    Я хочу рассказать о своём примере работы с бухгалтерией, когда результаты оказались ценными не только для неё самой, но и для руководителя фирмы. Моя статья не о том, как поставить бухгалтерский учёт, она о том, как оптимизировать работу бухгалтерии, повысить эффективность работы сотрудников и настроить работу бухгалтерии на цели бизнеса.

    Как возникает запрос на регламентацию работы бухгалтерии

    В моей практике работы с постоянными клиентами я занималась этим тогда, когда «привести в порядок бухгалтерию» оказывалось жизненно необходимо. В запросах руководителей клиентских организаций обычно озвучивались следующие проблемы:

    • Теряются первичные документы, допускаются ошибки в оформлении документов и в проводках, что приводит к напряжённости отношений с контрагентами и потерям клиентов.
    • Бухгалтерия для директора компании «чёрный ящик», он не может понять, что там происходит, с кого что спрашивать.
    • Большая текучка персонала бухгалтерии, каждый раз адаптация нового сотрудника требует отвлечения главного бухгалтера и других бухгалтеров от прямых обязанностей. Руководитель видит возможное решение в том, что если у каждого сотрудника будет должностная инструкция, детально описывающая все действия, это позволит быстро и без потерь ввести в бухгалтерию нового человека. Кроме того, можно снизить требования к компетенциям кандидатов, так как много функций, которые не требуют высшего образования. К тому же, такой специалист стоит дешевле.
    • Бухгалтерия не может представить руководству требуемые отчёты в назначенное время (а бывает, что не может представить вообще).
    • Бухгалтерия справляется с вопросами бухгалтерского и налогового учёта и соответствующей отчётностью, а на задачи, связанные с управленческим учётом времени не хватает.
    • Планируется большой прирост объёмов работ, как сделать, чтобы бухгалтерия справилась прежним составом.
    • Сотрудники не могут добиться от бухгалтерии своевременного оформления первичных документов. Бухгалтеры ссылаются на большую загрузку, при этом часто пьют чай.

    Цели и задачи бухгалтерии

    Все организации, у которых появлялся подобный запрос, относились к малому и среднему бизнесу, их возраст от 7 до 15 лет, состав бухгалтерии от 4 до 25 человек. Бухгалтерия в этих компаниях выполняла функции финансового и экономического отделов.

    Так получалось, что были попытки ввести финансово-экономическую службу, но они не заканчивались успехом. Происходило раздувание штата, информация терялась ещё больше, порождались конфликты между финансовым директором и главным бухгалтером. В конечном итоге, такие функции, как управленческий учёт, управление финансами, бюджетирование, финансовый анализ, анализ себестоимости, опять возвращались в бухгалтерию.

    Я не хочу сказать, что так должно быть всегда. Но возникала необходимость решать задачи бизнеса в рамках структуры, деятельность которой регламентируется законодательством. Более того, все знают, что очень сложно работать с бухгалтерией накануне отчётов. В это время решается её приоритетная задача: посчитать налоги и сдать отчётность.

    Один из способов настроить работу бухгалтерии на задачи бизнеса – это чётко обозначить её цели, задачи и функционал. У моих клиентов бухгалтерия в полном составе участвует в сессиях стратегического планирования и при аттестации отвечает на вопросы по знанию продукта, и это развивает внутренние клиентские отношения. У сотрудников бухгалтерии складывается понимание, что и от их работы зависят результаты бизнеса.

    Цели и задачи бухгалтерии с точки зрения бухгалтерского учёта определяются законодательством, а вот остальные цели определяются исходя из целей бизнеса. Например, своевременное и точное предоставление управленческой информации, необходимой для принятия решений.

    Отсюда возникает многоплановая задача. С одной стороны, нужно описать и оптимизировать действующие процессы бухгалтерского учёта, с другой стороны, спроектировать и внедрить процессы, несвойственные традиционной бухгалтерии.

    Читать еще:  Трудовой кодекс договор гражданско правового характера

    Методы, которые использовались при регламентации

    • Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
    • Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
    • Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
    • Экспертная оценка. В каких-то вопросах я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась за помощью к специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я бухгалтерский учёт не знаю.

    Как описывать бизнес-процессы

    Методика, которая используется для описания процессов, приведена во многих источниках, и здесь ничего нового я не предлагаю. Может быть, только акценты иначе расставляю, вопросов больше задаю. Все особенности возникают при использовании результатов описания.

    Для описания всех бизнес-процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учёта провожу интервью с сотрудниками бухгалтерии и сотрудниками, у которых есть взаимодействие с бухгалтерией. В ходе беседы задаю вопросы о том, чем занимается сотрудник, от кого и что получает и кому передаёт. Много дополнительных вопросов, связанных с проблемами взаимодействия, автоматизацией. Сразу же заполняю таблицу (таблица 1.), информация в которой является основой всех регламентов.

    Конечно, можно попросить сотрудников заполнить таблицу самостоятельно, но в результате всё равно придётся проводить интервью, потому что окажется, что вы получили только малую часть необходимой информации (из опыта). По некоторым действиям очень важно отмечать временные факторы, это может быть определённый час (до 9-30 утра) или дата месяца (до 15-го числа), или привязка к другому процессу (в течение 3-х часов с момента получения договора).

    В результате мы получаем список всех бизнес-процессов бухгалтерии. Масштабы впечатляют. Вы можете скачать пример дерева процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учёта производственного предприятия. Это и вам позволит увидеть работу бухгалтерии в полном объёме.

    На основе полученной информации по каждому процессу рисую блок-схемы. Самой удобной для меня программой оказалась программа Microsoft Visio.

    Бизнес-процесс «Расчёты с контрагентами»

    Опыт показал, что удобнее работать, если одна блок-схема умещается на одну страницу, и в процессе участвует не более 5 сотрудников. По результатам интервью, получается от 40 до 60 блок-схем, их количество зависит от количества операций и уровня автоматизации. На такой блок-схеме есть возможность указывать и временные требования, если они есть.

    Потом блок-схемы согласовываются с исполнителями и с главным бухгалтером, финансовым директором. При первом же обсуждении выявляется большое количество упущений, забытых операций, документов. В случае необходимости сразу же принимается решение о перераспределении функций, автоматизации отдельных участков учёта. Много решений об оптимизации бизнес-процессов и повышении эффективности сотрудников рождается в процессе обсуждения.

    Именно при прорисовывании процессов видно множество нестыковок, лишних или недостающих действий, которые в таблице не увидишь. Проходит 2-3 итерации обсуждений, прежде чем складывается полная картина деятельности. Эти блок-схемы становятся основным источником информации при составлении должностных инструкций, а кроме того, становятся её приложением.

    Как использовать результаты описания бизнес-процессов

    На основе блок-схем составляется дерево процессов и матрица ответственности (таблица 2.). По вертикали заносятся все бизнес-процессы, а по горизонтали все участники процессов. В пустые клетки ставятся буквы, например: О — ответственный, владелец процесса, У — участник, И – исполнитель – ответственный при отсутствии владельца процесса.

    После согласования матрицы ответственности приступаю к написанию должностных инструкций. Такие инструкции очень сильно отличаются от стандартных, которые часто скачиваются из интернета.

    Но я хочу отметить следующее, что не все должности требуют такого подхода и такого наполнения. В должностных инструкциях руководителей всех уровней, творческих специалистов, большой упор делается на требуемые результаты, а не на способ их получения. Ниже привожу все разделы должностной инструкции с комментариями по содержанию каждого раздела.

    Как правильно построить работу бухгалтерии?

    От атмосферы и организации работы в отделе бухгалтерии зависит экономическая эффективность любой компании. Этот вопрос особенно актуален сегодня, когда бухгалтеры сдают годовую отчётность. Мы спросили у экспертов с опытом руководства большими бухгалтерскими коллективами, что тормозит работу бухгалтерии и как найти своего главбуха.

    Лариса Магафурова, аттестованный профессиональный главный бухгалтер:

    В работе бухгалтерии два вида тормоза: внешний и внутренний. Оба легко устранимы. Среди внутренних факторов можно выделить слабую организацию работы бухгалтерии, отсутствие требовательности и контроля со стороны главбуха, недостаток профессиональных знаний, усугублённый поверхностным представлением о работе СПС и бухгалтерской программы, отсутствие мотивации. К внешним факторам относятся недопонимание функциональных обязанностей отдельных структур компании и технические проблемы.

    Внутренние проблемы решаются волевым усилием руководителя бухгалтерии. Первое, что должен сделать руководитель, осознав, что неполадки существуют, – усилить организацию работы. Необходимо прописать организационные процессы, выстроить их в единую систему, сформировать чек-листы. Все эти данные перенести в СРМ-систему. Стоит провести тренинг по внедрению организационной системы для сотрудников. И работать по этой системе.

    Другая проблема, отсутствие требовательности и контроля со стороны главбуха, решается либо заменой главбуха, либо прохождением тренинга по личной эффективности и управлению. Часто бухгалтер, превратившийся с ростом компании в главного бухгалтера, может таковым и не стать. Наличие подчинённых не делает человека руководителем. Требовательность и контроль – основа эффективного управления. Если требовательность – это навык, который можно быстро наработать (при желании), то контроль – техническая функция. Контролировать легко через СРМ-систему. Важно помнить, что главбух – это в первую очередь управленец. И это важная компетенция, которую необходимо развивать.

    Недостаток профессиональных знаний у подчинённых – тоже серьёзный тормоз в работе. Времени на поиск необходимой информации и исправление ошибок уходит столько, что у главбуха появляется желание сделать всё быстрее самому. Что в свою очередь отсылает нас к предыдущему пункту. Проблема решается либо заменой подчинённых, либо внедрением адаптации новых сотрудников.

    Отсутствие мотивации, вопреки расхожему мнению, не сводится исключительно к деньгам. Исследования показали, что истинная причина текучки кадров заключается в неудовлетворённости условиями труда. Чтобы не столкнуться с таким, надо внимательнее составлять портрет соискателя, проводить собеседования с использованием технологий выявления истинной мотивации, а также после трудоустройства поддерживать эту мотивацию. У бухгалтеров будет большой стимул расти, если главбух постоянно достигает высот. Люди хотят работать с лидерами.

    Внешние факторы не всегда зависят от главбуха, но могут быть прогнозируемыми. Нарушенные коммуникации с подразделениями, в частности отделом продаж и отделом снабжения чреваты отсутствием первичных документов. Это ставит компанию под серьёзный удар. Решение проблемы: договариваться с коллегами, выстраивать документооборот всеми возможными способами. И ждать, когда вся страна перейдёт на высокотехнологичный электронный документооборот или отмену первички.

    Главбух – это в первую очередь управленец.

    Технические проблемы связаны и с качеством интернета, и с техническими специалистами, обслуживающими бухгалтерию, и с программным обеспечением. Решается также волевым усилием руководителя бухгалтерской службы либо заменой плохо работающих элементов, либо апгрейдом.

    Прекрасно работающая техника, серьёзная СПС, коллектив, который вызывает желание расти и развиваться каждый день, возможность повышения квалификации – это самые комфортные условия для работы и профессионального роста бухгалтера. Если у вас создалось впечатление, что найти себе эффективного главбуха – проблема, то да, вы правы, это проблема. Как не ошибиться с выбором? Самое основное – это опыт работы в вашей сфере.

    Если такого опыта нет, будьте готовы, что бухгалтер будет долго осваиваться в новой для него специфике. Расспросите на собеседовании, с какими трудностями главбух сталкивался и как их решал. Не задавайте вопросов, на которые можно получить социально ожидаемые ответы. Также обратите внимание на опыт формирования команды подчинённых. Если его нет, то будьте готовы вкладывать деньги и силы в формирование управленца из понравившегося вам бухгалтера. В противном случае риск разрастания штата и авралы в отчётные периоды вам гарантированы.

    Иван Ишуткин, операционный директор Global Delivery:

    В значительной степени работу бухгалтера усовершенствовало развитие современных технологий. Появление ряда подручных средств, например, программного обеспечения для электронного документооборота 1С, значительно снизило нагрузку на работников бухгалтерии, позволив передать однотипные функции машине, оставив за работником менее рутинные и более ответственные задачи. Поэтому работу бухгалтера может затормозить банально плохая техническая оснащённость – перебои в работе сети, компьютерных программ и компьютера в целом, принтера, сканера и т. п.

    Чтобы сделать работу бухгалтера комфортной, руководитель должен учитывать важный критерий – подходящие условия труда в виде нормированного рабочего графика и окружающей обстановки. Руководителю не будет лишним проработать систему мотивации и, при необходимости, пойти на личные договорённости. Например, сдвинуть рабочие часы, если бухгалтер добирается до работы издалека и вынужден тратить на это много времени. Некоторые фирмы (в основном малые и средние компании, так как крупные организации редко приветствуют отклонения от традиционного рабочего процесса) в попытках найти компромисс для ценных сотрудников трансформируют рабочую культуру.

    Как контролировать работу бухгалтерии? Многие руководители, чтобы понимать все нюансы, специально идут изучать бухучёт, экономический анализ, аудит. Когда они запускают собственное дело, самостоятельно выстраивают бухгалтерский, налоговый и управленческий учёт. Но не все могут себе позволить такой подход. В этом случае можно ограничиться комплексом процедур по контролю отчётности перед налоговой, контролю денежных потоков. Например, чтобы их нельзя было перевести без подписи руководства.

    Как найти своего главбуха? Профессиональный бухгалтер сделает всё, чтобы ваш бизнес не пострадал, поэтому найти его – дело в буквальном смысле «на миллион». Хороший главбух – практически зам. В небольших фирмах он может заменять финансового директора и аналитика; в крупных компаниях эти функции разделены. Поэтому, в зависимости от масштабов организации, нужно понимать, кто именно требуется – универсал или специалист узкого профиля.

    Читать еще:  Распоряжение правительства рф 2020

    Хороший главбух – практически зам.

    Проанализируйте уровень заработной платы бухгалтера на рынке труда – ваша вакансия должна быть конкурентоспособной. Также учитывайте рабочие расходы – курсы повышения квалификации, наличие специальных компьютерных программ и т. п.

    В поиске нужного человека могут помочь друзья и знакомые. Размещая объявления в интернете, подробно заполняйте описание вакансии: перечень требуемых компетенций поможет отсеять неподходящих сотрудников. Не забудьте дать информацию о себе, чтобы соискатель имел точное представление о том, куда он идёт работать, и мог рассчитать свои возможности.

    Подходящий главбух найдётся быстрее, если его поиском HR будет заниматься не в одиночку, а совместно с руководителем. Как минимум, желательно, чтобы последний принимал участие в финальном собеседовании.

    Напоследок совет: присмотритесь к своему нынешнему главбуху. Когда хороший бухгалтер предостерегает руководство от тех или иных действий, аргументируя доводом «так нельзя!», он предложит вариант, как можно – без криминала, с наименьшими затратами, а скорее всего, несколько вариантов.

    Как бухгалтеру эффективно вести несколько фирм

    Бухгалтер может вести до 70 юридических лиц одновременно. Какие есть подводные камни в такой работе? Опытом делится главный бухгалтер, который на протяжении 14 лет ведет учет 12 фирм.

    Статья адресована бухгалтерам и главным бухгалтерам, которые уже ведут учет нескольких организаций или только планируют. Расскажем, как оптимизировать нагрузку.

    Прием 1. Используйте приемы тайм-менеджмента

    Лучше в начале недели потратить час на планирование работы бухгалтерии, чем потом расхлебывать штрафы и недовольство руководства.

    Пользуйтесь планировщиком задач

    Часто бухгалтер надеется на свою память. Как следствие, забывает открыть или закрыть подразделение, сдать отчет, перечислить налоги и постоянные платежи, например зарплату, плату за аренду или сервис для сдачи отчетности, членские взносы и пр. Что с этим делать? Рекомендую пользоваться Google Calendar или системами-планировщиками, такими как Битрикс или Мегаплан.

    Напоминайте команде о сроках

    Например, у вас бухгалтерия состоит из нескольких человек. Вы знаете сроки сдачи отчетности и считаете, что все их помнят. Но по факту может оказаться иначе: сотрудники о сроках забыли, платежи не провели, отчетность не сдали. Результат — штрафы и пени.

    Рекомендация: сделайте так, чтобы вся команда видела сроки. Организуйте напоминания по всем сотрудникам и отбросьте свои ожидания. В одной бухгалтерии я видела доску, на которой отмечены сроки, — это один из вариантов визуального контроля. Но эффективнее организовать автоматическую рассылку, чтобы задачи приходили каждому на почту за несколько дней до того, как нужно ее решить.

    Это актуально, если ваша бухгалтерия ведет группу компаний. Особенно, если они на разных системах налогообложения: УСН, ЕНВД, ОСНО, ИП на патенте и пр. У всех свои сроки сдачи отчетности, суммы и сроки уплаты налогов. Ни вы, ни ваша команда физически не сможете держать все в памяти.

    Ваша задача — один раз выбрать метод планирования, внести в план сроки по всем компаниям на год. А в течение года лишь пользоваться созданной системой.

    Заранее готовьте отчеты, дайте себе время исправить ошибки

    Раньше в компании мы сдавали отчетность в последний день — ошибались, не успевали вовремя, платили штрафы. Теперь мы отсылаем отчетность за 3-4 дня, идеально — за неделю до срока.

    Прием 2. Привлекайте помощников

    Качественная бухгалтерская программа

    Настройте бухгалтерскую программу под свои запросы. Иначе львиную долю информации вы будете обрабатывать вручную и сидеть до ночи, путаясь в алгоритмах разнесения данных. Изучите все функции программы, узнайте у сопровождающего вас специалиста, есть ли горячие клавиши. Вникайте в нюансы программ, чтобы облегчить и ускорить работу.

    Вникайте в бухгалтерский учет, а не полагайтесь на подсказки экспертов и коллег. Вы же квалифицированный специалист, а не бухгалтер-оператор, чей труд считается низкоквалифицированным и скоро, по мнению Минфина РФ, исчезнет.

    Если вы хотите быть профессионалом, не только загружайте в программу документы, но и исправляйте при необходимости, вносите ручные корректировки, меняйте настройки. Стремитесь понимать, что делает программа и как это влияет на баланс и отчеты, научитесь видеть взаимосвязь бухгалтерского, налогового учета, права и экономики. Для этого придется постоянно совершенствоваться и повышать квалификацию, как того требуют профессиональный стандарт «Бухгалтер» и реалии нашей профессии.

    Часто бухгалтер ведет несколько компаний ради опыта. Старайтесь извлечь максимальную пользу от работы с организациями разных отраслей и систем налогообложения. Иначе придется обращаться за консультациями к аудиторам.

    Справочно-правовые системы

    В справочно-правовых системах удобно не только пользоваться актуальной версией нужного документа, но и узнавать позицию экспертов по бухгалтерским, налоговым, правовым вопросам.

    Профессиональный кругозор

    Ошибка некоторых бухгалтеров — обсуждать профессиональные вопросы с подругами-бухгалтерами. В этом случае не расширяется круг общения и профессионального роста, а перекладывается ответственность за свои ошибки в бухучете на подруг.

    Лучший выход — посещать форумы и круглые столы, слушать семинары и вебинары, вступить в профессиональные сообщества.

    Прием 3. Организуйте грамотный документооборот

    Это важный элемент учетной политики, особенно актуальный для бухгалтера, ведущего несколько компаний. Неграмотная организация документооборота приведет к конфликтам между сотрудниками предприятия, потерянным деньгами, не вовремя сданной отчетности и далее к злоупотреблениям и хищениям, подтолкнет компанию к банкротству.

    На основании Приказа Минфина России от 06.10.2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету» учетную политику организации формирует главный бухгалтер или иное лицо, на которое в соответствии с законодательством Российской Федерации возложено ведение бухгалтерского учета организации, утверждает — руководитель.

    Именно главному бухгалтеру следует создавать документ, который будет объединять все бизнес-процессы и поможет руководителю контролировать эффективность предприятия. Создайте график документооборота по каждой из «подопечных» организаций, постарайтесь, чтобы во всех использовались одинаковые сервисы и алгоритмы.

    Основные точки контроля: внесение, создание, подпись, пересылка и ввод первичных документов, организация грамотного документооборота.

    Подводные камни при организации документооборота

    Главный бухгалтер может думать, что создание документооборота — не его дело, и ожидает прийти на готовое или надеется, что директор скажет, кто и что делает. Это может оказаться не так. Часто документооборот на предприятиях складывается стихийно, все сотрудники делают, как им удобно. Ваше дело — навести порядок для простоты и прозрачности работы предприятия и сбора документов и подписей.

    Сначала понаблюдайте за тем, как работает предприятие, чтобы не отбросить позитивные наработки и не внести негатив своими действиями. Организуйте документооборот самостоятельно с учетом специфики отрасли, структуры предприятия и удобства работы команды. Помните, что 90% сотрудников позитивно воспримут изменения, а 10% будут им противиться. Наберитесь терпения и объясняйте пользу нововведений. Дождитесь, чтоб все привыкли и перестали ошибаться.

    Создайте отдельный файл, который будет называться «график документооборота» даже для самого маленького предприятия в холдинге.

    Вот пример такого графика:

    Негативные примеры из практики:

    1. Формальный документооборот в компании. Бухгалтер не переносит первичный документ из одной программы в другую, а набивает его вручную. Это приводит к ошибкам в нумерации, штрафам и вражде между бухгалтером и менеджерами.

    Ознакомьте всех сотрудников под подпись с графиком документооборота и пропишите ответственность за каждый шаг в должностной инструкции.

    1. Бухгалтерия не вносит документы в программу или делает это с опозданием. В конце года по итогам сверки очень много надо переделывать. Из-за этого налоги рассчитываются с ошибками: или заплатили больше, или недоплатили. Это приводит к пеням и штрафам.
    2. Бухгалтер сам звонит контрагенту и требует первичные документы. Это неправильно, потому что это зона ответственности других сотрудников, а бухгалтерия зачастую не общается с контрагентами напрямую. Освободите себя для более важной работы.

    Я работала с такой компанией: мне выдали телефоны и попросили обзванивать поставщиков и покупателей. Представители контрагентов постоянно «отфутболивали», говорили, что все передали менеджеру. В результате в этой компании вовремя не были подписаны акты выполненных работ, договоры, накладные, а товары, отданные на реализацию, так и не вернулись обратно. Собственник понес большие убытки.

    Шаг 4. Будьте на связи с руководством

    Согласовывайте сумму налогов заранее

    Распространенная ошибка бухгалтеров — показать руководителю сумму налогов к уплате в день сдачи отчета. Руководители обычно в обмороке.

    Моя личная рекомендация: считайте и согласовывайте с руководителем налоги ежемесячно до 10-го числа следующего месяца.

    Когда мы у себя в компании стали так делать, все директора сразу успокоились, мне перестали звонить в последний день сдачи отчетности, с ужасом в голосе спрашивая, откуда такие большие налоги и почему раньше не сказали?

    Не делайте работу за других, если не просят

    Следующая ошибка — делать работу за других сотрудников или за уволившихся бухгалтеров. Если нет договоренности с руководителем о корректировке периодов, когда работал другой бухгалтер, ваша инициатива может обернуться против вас. Ведь в этих периодах могут быть ошибки. Из-за этого «поедет» отчетность или еще хуже: период не закроется.

    Рекомендация: обязательно согласовывайте условия корректировки прошлых периодов с описанием вашего вознаграждения и ответственности за корректировки.

    А еще лучше, исправляйте ошибки методом «сторно» в текущем периоде.

    Шаг 5. Своевременно отчитывайтесь в контролирующие органы

    Распространенные ошибки на этапе подготовки отчетности:

    1. Не подключен сервис по сдаче отчетности. Подключайте сразу, как только берете компанию на сопровождение.
    2. К моменту сдачи отчетности не оплачен сервис по передаче отчетов в КО. Оплачивайте сразу на год — это дешевле и меньше хлопот каждый месяц. Поставьте в календаре напоминалку об оплате на следующий год.
    3. Своевременно не подписаны доверенности или цифровые подписи директора устарели. Печально узнавать об этом в отчетный период — проверяйте подписи доверенностей и директоров заранее.

    Я рекомендую составить список доверенностей и подписей и следить за сроками окончания, используя, опять же, crm-систему или такую табличку:

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector