Webbc.ru

Веб и кризис
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ведение кассовой книги и хранение денег

Ведение кассовой книги и хранение денег

Все организации независимо от организационно-правовой формы и формы собственности все поступления и выдачу наличных денег должны учитывать в кассовой книге. Каждая организация должна вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов кассовой книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассирам. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного либо старшего бухгалтера организации либо лица его замещающего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

Руководители организации обязаны обеспечить сохранность денег в кассе, а также при доставке их из кредитного учреждения и сдаче в кредитное учреждение, и несут в установленном порядке ответственность в тех случаях, когда по их вине не были созданы необходимые условия обеспечивающие сохранность денежных средств.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к её работе, воспрещается. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятии хранятся, как правило, в сейфе либо в несгораемых шкафах, а в отдельных случаях в железных шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от сейфов либо шкафов хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах либо шкатулках у руководителей организаций.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается. Перед открытием помещения кассы и сейфов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков дверей или решеток на окнах кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю организации, который немедленно должен о происшествии поставить в известность органы милиции. В данном случае руководитель, главный бухгалтер или лица их замещающие после получения разрешения органов милиции производят проверку денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 3х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Один из экземпляров акта передается органам милиции, другой экземпляр отсылается в вышестоящую инстанцию (если таковая имеется), а третий экземпляр остается в организации.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Правовой режим прибыли организации

Понятие прибыли это больше экономическое понятие. Основная суть его состоит в том, что она отражает результаты экономической деятельности хозяйствующего субъекта. Прибыль бывает различная (виды посмотреть самостоятельно).

Прибыль – это положительный эффект от деятельности предприятия, выраженный в денежной форме. Самый простой способ определения прибыли это вычитания из доходов от реализации товара всех затрат на производство товара.

Распоряжение прибылью в организации всегда осуществляется высшим органом управления либо иным субъектом на основании полномочий делегированных высшим органом управления.

Организация вправе распоряжаться только чистой прибылью после налогообложения. На сегодняшний момент субъекты коммерческой деятельности обязаны уплачивать налог на прибыль в размере 20%.

Вопрос о распределении прибыли по общему правилу решается общим собранием участников либо акционеров. Прибыль распределяется по итогам отчетного периода, который привязывается, как правило, к отчетным периодам финансовой деятельности (3,6,9,12 месяцев). Цели, на которые может распределяться прибыль, определяются на общем собрании. В зависимости от финансово-экономического положения организации прибыль может быть направлена на выплату дивидендов акционеров либо на потребности самой организации (перечень большой).

Решение о распределении прибыли оформляется решением общего собрания, и исполнительный орган организации уже реализует данное решение посредством реализации денежных средств на указанные цели.

Обращение взыскания на имущество субъектов предпринимательской деятельности

Общие положения

В случае если субъектом хозяйственной деятельности не выполняются, взятые на себя обязательства, он несет ответственность. Контрагент имеет право обратиться в арбитражный суд с требованием о взыскании причиненных убытков во всех их формах либо принудить к исполнению. По итогам рассмотрения дела в арбитражном суде последним выносится решение. На основании принятого решения арбитражным судом выдается исполнительный лист, на основании которого осуществляются исполнительные действия, направленные на реализацию судебного решения и удовлетворение требований истца. Это общий порядок, по которому стороны должны действовать в случае нарушения обязательств.

Помимо общего порядка стороны могут также использовать механизм рассмотрения споров через третейские суды (постоянно действующие либо разовые). В данном случае сторона получившая удовлетворение своих требований на основании решения третейского суда для получения исполнительного листа должна обратиться с соответствующим требованием в арбитражный суд, который на основании представленных документов выдает исполнительный лист, на основании которого могут производиться исполнительные действия, как самим истцом, так и судебными приставами-исполнителями.

Помимо обращения в суд (третейский, арбитражный) стороны в договоре могут предусмотреть положения, в соответствии с которыми на сторону, не исполнившую обязательство, может быть наложена ответственность в виде взыскания денежных средств посредством безакцептного списания денежных средств с расчетного счета стороны нарушившего обязательства. В данном случае сторона чье право нарушено выставляет платежное требование через свой обслуживающий банк, либо непосредственно в банк контрагента и на основании данного платежного требования производится списание денежных средств. Для реализации данного механизма одной ссылки в договоре будет недостаточно. Помимо положения в самом договоре необходимо поставить в известность свой обслуживающий банк и как правило заключить с ним дополнительное соглашение в котором будет оговорена возможность безакцептного списания денежных средств по конкретному договору с определенным контрагентом.

Общий порядок взыскания

Общий порядок взыскания имущества с организаций осуществляется на основании норм гражданского кодекса, закона «об исполнительном производстве» и закона «о судебных приставах-исполнителях».

Органами принудительного исполнения судебных решений и иных судебных актов является служба судебных приставов. Требования судебного пристава-исполнителя по исполнению судебных актов обязательны для всех органов, организаций, должностных лиц и граждан на всей территории РФ.

Сопротивление судебному приставу-исполнителю при осуществлении им своих функций влечет ответственность, как правило, административную. В случаях определенных законом судебные акты могут быть исполнены напрямую налоговыми органами, банками и иными кредитными организациями, но это касается только взыскания денежных средств.

Судебные приставы осуществляют свои действия только на основании исполнительных документов. К перечню исполнительных документов относятся:

1. исполнительные листы, выдаваемые судами на основании:

a. принимаемых ими судебных актов

b. решения коммерческого международного арбитража и иных коммерческих судов

c. решения иностранных судов и арбитражей

d. решения межгосударственных органов по защите прав и свобод человека

2. судебные приказы

3. нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов

4. удостоверения комиссий по трудовым спорам, выдаваемые на основании её решений

5. оформленные в установленном порядке требования органов осуществляющих контрольные функции о взыскании денежных средств с отметкой банка или иной кредитной организации о полном или частичном неисполнении взыскания в связи с отсутствием на счетах должника денежных средств достаточных для удовлетворения требований взыскателя

Читать еще:  Внесение денег в кассу организации

6. постановления органов или должностных лиц уполномоченных рассматривать дела о административных правонарушениях

7. постановления судебного пристава исполнителя

8. постановления иных органов, в случаях определенных законом

В случаях утраты исполнительного документа основанием для взыскания является его дубликат, выданный судом или иным органом, вынесшим соответствующий акт. Судебный пристав-исполнитель обязан принять к исполнению исполнительный документ и возбудить исполнительное производство, если не истек срок предъявления исполнительного документа к исполнению. Общий срок предъявления исполнительного документа к исполнению – 3 года.

Судебный пристав-исполнитель в 3хдневный срок со дня поступления к нему исполнительного документа выносит постановление о возбуждении исполнительного производства. В постановлении о возбуждении исполнительного производства судебный пристав устанавливает срок для добровольного исполнения содержащихся в исполнительном документе требований, который не может превышать 5 дней со дня возбуждения исполнительного производства и уведомляет должника о принудительном исполнении указанных требований по истечении установленного срока с взысканием с него исполнительного сбора и расходов по совершению исполнительных действий.

Копия постановления о возбуждении исполнительного производства не позднее следующего дня после дня его вынесения направляется взыскателю, должнику, а также в суд или иной орган выдавший исполнительный документ.

В целях обеспечения исполнения исполнительного документа по имущественным взысканиям по заявлению взыскателя судебный пристав одновременно с вынесением постановления о возбуждении исполнительного производства вправе произвести опись имущества должника и наложить на него арест, о чем указывается в этом постановлении. Постановление о возбуждении исполнительного производства может быть обжаловано в течение 10 дней. Если должником является юридическое лицо, то исполнительные действия должны совершаться по месту его нахождения либо по месту нахождения его имущества. В случае если в процессе исполнения исполнительного документа изменилось местонахождение должника, либо выяснилось, что имущество должника, на которое можно обратить взыскание по прежнему местонахождению, или отсутствует или его недостаточно судебный пристав исполнитель незамедлительно составляет акт и не позднее следующего дня после дня его составления направляет акт с исполнительным документом судебному приставу-исполнителю по новому месту нахождения должника либо его имущества, о чем извещают взыскателя, суд или иной орган выдавший исполнительный документ.

Исполнительные действия должны быть совершены, а требования, содержащиеся в исполнительном документе исполнены судебными приставами в 2хмесячный срок со дня поступления к нему исполнительного документа. Исполнительное производство оканчивается:

1. фактическим исполнением исполнительного документа

2. возвращением исполнительного документа без исполнения по требованию суда или другого органа, выдавшего документ, либо взыскателя

3. возвращением исполнительного документа по основаниям указанным в законе

4. направлением исполнительного документа в организацию для единовременного или периодического удержания из заработка должника

5. направлением исполнительного документа из одной службы судебных приставов или одного подразделения в другие

6. прекращением исполнительного производства

Постановление об окончании исполнительного производства также может быть обжаловано через суд в 10дневный срок.

Требования к ведению кассовой книги и хранение денег и денежных документов

Кассовая книга (ф.0310004) – это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны круглой печатью организации. На последней странице делается запись: «Всего прошито и пронумеровано ________ листов» и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Каждый лист соответствует одному дню.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, сверяет с данными кассовых документов, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Затем передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то записи в кассовую книгу не осуществляются.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

В соответствии с УКАЗАНИЕМ БАНКА № 3210, ИП освобождены от ведения кассовой книги.

Для ведения кассовых операций, хранения денег и денежных документов в организации оборудуется специальный участок бухгалтерии – касса. Специально оборудовать кассу в настоящее время не обязательно. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяется самим юридическим лицом, ИП.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Ведение кассовой книги и хранение денег.

Кассовая книга Она используется для учета выдачи и поступления наличности. Книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется печатью, которая ставится на последней странице. Здесь же делается запись, указывающая на количество листов. На последней странице должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя предприятия. Каждый лист книги разделяется на 2 равные части. Одна (с горизонтальной линовкой) должна быть заполнена как первый, другая – как второй экземпляр.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью . Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Читать еще:  Гарантийный депозит денег

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Правила хранение денег:

Согласно порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации. К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие :

1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты.

2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен.

3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты — у директора).

4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами.

5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.

6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.

7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.

8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

Инвентаризация кассы.

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:

1)при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2)перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

3)при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

4)при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;

5)при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;

6)при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Кассовая книга по форме КО-4. Бланк и образец заполнения

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

  1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
  2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
  3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
  5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
  6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
  7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

  • На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
  • Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
  • На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

  • На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
  • Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
  • Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
  • После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
  • Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
  • В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Как сшивать кассовую книгу за год? Ведение и срок хранения кассовой книги

Ведение кассовой документации при работе с наличными – обязательное требование для юридических лиц и частных предпринимателей. Кассовая книга представляет собой сводный бухгалтерский документ, в котором фиксируется движение денег в кассе компании. В пределах небольшого предприятия ее заводят в одном экземпляре. Рассмотрим подробнее особенности ведения и хранения документа. В частности, как сшивать кассовую книгу за год.

Читать еще:  Инкассация денег из кассы

Для чего нужен документ?

Кассовая книга оформляется для всех лиц, имеющих кассу. Данное требование касается индивидуальных предпринимателей, в том числе работающих по УСН. Форма КО-04 утверждена в 1998 году Постановлением Госкомстата РФ. Допускается бумажная форма и электронная кассовая книга, бланк электронной версии можно вести в Word и Excel с обязательной защитой от несанкционированного доступа. Ведет ее кассир (операционист), но контроль правильности заполнения осуществляет главный бухгалтер. Корректность ведения систематически проверяется контролирующими органами.

В крупных компаниях ведение кассовой книги необходимо в каждом подразделении при условии, что каждое из них числятся на отдельном балансе. У одного подразделения заводится один экземпляр документа. В главный офис (управляющую компанию) предоставляются копии книги и оригиналы первичных документов к ней. Информация об оставшихся деньгах учитывается при составлении баланса и отчетности по предприятию в целом. Рассмотрим ниже, как сшивать кассовую книгу за год.

Порядок оформления рукописного документа

Бумажная версия представляет собой брошюру формата А4, которая распечатана на принтере или в типографии и ведется рукописью. Листы обязательно нумеруются и прошиваются. Она должна соответствовать форме КО-04. Необходимо знать, как сшивать кассовую книгу за год. Процесс нумерации и ведения электронного и бумажного формата отличается от классического варианта, используемого в делопроизводстве.

Важно! Страницы нумеруют, дублируя номер в двух экземплярах. Первая страница является оригиналом, вторая – копией. Копия заполняется под копировальную бумагу и передается в бухгалтерию для отчетности. Для отсоединения второй страницы предусматривают линию для отреза.

Удобнее прошив выполнять в нижней части страницы. Края нити выводятся сзади на последний лист, скрепляются узлом, бумажной пломбой и печатью. Печать ставят таким образом, чтобы она частично захватывала страницу книги и пломбу. Рядом указывают количество страниц, ставят подпись руководителя либо главного бухгалтера.

Порядок оформление электронной версии

При оформлении электронного формата кассовой книги бланк условно делят на две части линией, которая отделяет четные и нечетные страницы. Отрез напечатанного листа выполняют по горизонтали по данной линии. Верхняя часть страницы является оригиналом, нижняя отделяется для передачи в бухгалтерию для отчетности.

Важно! Документ ведется ежедневно за исключением ситуаций, когда расчеты не проводились. Кассир на начало и конец дня вносит информацию об остатке в кассе. Это обязательная запись!

Рассмотрим, как оформить кассовую книгу за год. Операционист вносит записи по движению средств в документ по мере проведения финансовых операций. Обязательно заполняется информация по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. На конец смены обязательно подбивается итоговая сумма по расходу, приходу, вычисляется остаток по кассе. Первичные документы прикрепляют к отрезанной копии книги и передают в бухгалтерию. Бухгалтер заверяет оригинал страницы и ее копию собственной подписью.

Оформление титульной страницы. Нюансы

Титульный лист кассовой книги заполняется в соответствии с унифицированной формой КО-4. На нем присутствует полное наименование компании, структурное подразделение и ОКПО. Частные предприниматели указываю Ф.И.О., если название у фирмы отсутствует. Следует прописать, на какой период (месяцы и год) заводится документ.

Первый лист: особенности переноса остатка денег

Перед тем как сшивать кассовую книгу за год, необходимо знать тонкости ее заполнения. В верхней части страницы прописывают дату, называя текущий день, месяц и год. Обязательно указывают сумму денежных средств остатка в кассе на начало дня. Она переносится из остатка, прописанного на конец предыдущего дня. Если заведена новая книга, остаток берут из предудыщей. На первой странице, заполняемой в первый день календарного года, прописывают остатки по кассе, подсчитанные на конец последнего дня прошлого года.

Заполнение бланка листов книги

Столбцы 1-5 заполняют из бланков РКО и ПКО. В ячейке «Номер документа» прописывают текущий номер из регистрируемого ордера. В графе 3 следует указать Ф.И.О. получателя либо лица, сдавшего деньги. Номер корреспондирующего счета обязателен для заполнения только юридическим лицам, индивидуальные предприниматели в ячейке ставят прочерк либо оставляют пустой. Суммы расхода/прихода указывают цифрами, прописывая копейки. В строчке переноса подвивают отдельно суммы прихода и расхода. Графы и строки, которые не заполняются, обязательно отмечают прочерком в форме буквы Z.

Как рассчитать остаточную сумму в кассе?

Остатки на конец дня вычисляют по формуле: к остатку денег на начало дня прибавляют суммы прихода и вычитают расход. В приходе учитывают все средства, поступившие в кассу. Если в остатке на конец смены остались деньги, предназначенные для выдачи зарплаты, стипендии и других социальных выплат, указывают ниже под подбитой суммой. Расчет позволяет выявить избытки и недостачу. Как сшивать кассовую книгу за год, рассмотрим ниже.

Нюансы ведения документа

Лицом, отвечающим за выдачу и прием денег, может быть любой сотрудник, назначенный руководителем компании посредством выдачи соответствующего приказа. В фирмах с небольшой численностью сотрудников вести кассовую книгу руководитель может собственноручно. Основанием для внесения записей в документ являются хозяйственные операции, которые отражаются в приходных и расходных ордерах. Учет осуществляют в день проведения расчетов. Если в течение дня движение денег отсутствовало, этот день в книге не отражают.

Допускается внесение корректировок в документ. Изменения записывают с расшифровкой и указанием даты исправления. Информация заверяется лицом, внесшим корректировку. После сверки записи на конец дня с количеством наличности по факту информацию заверяют подписями операционист и главный бухгалтер. Многие интересуются, сколько лет хранить кассовую книгу. Ответ прост. Ее хранят на предприятии не менее 5 лет. Отсутствие кассовой книги и ведение ее с нарушениями законодательства карается штрафными санкциями в размере 40-50 тысяч рублей – для предприятий и 4-5 тысяч рублей – для должностного лица, отвечающего за ведение документа.

Как прошить документ в конце года?

Стандартная книга имеет 50-100 листов. В крупных компаниях, где активно ведутся хозяйственные операции, страниц может не хватить. В такой ситуации заводят новый документ, продолжающий старый. В нем указывают временной промежуток, в течение которого он ведется. Бумажный вариант, который заполняется вручную, прошивают перед первым заполнением.

Копии бумаг для бухгалтерии представляют собой комплект РКО и ПКО, оформленных за день, листы книги, заполненные под копирку с оригинальной подписью должностных лиц. Главный бухгалтер сверяет записи с бланками ордеров, а количество переданной первичной документации указывает в кассовой книге. Данная запись является распиской о получении первичной документации кассира. Все операции по книге вносятся в виде проводок на соответствующие бухгалтерские счета.

Важно! Помимо ордеров, к копии подшивают всю первичную документацию. К ней относят расписки, доверенности, заявления на аванс, выписки из приказов и прочие документы, связанные с движением денег по кассе.

Электронную версию ведут на компьютере иначе. Для этого используют специальное программное обеспечение. При формировании проводок по кассе бланк создается автоматически. Но важно выяснить другое. Как прошивается кассовая книга в конце года? Ее можно распечатывать в конце дня и оформлять в двух экземплярах таким же способом, как и бумажную версию. Хранят распечатанный вариант в кассе компании.

Листы оригинала прошивают в единую книгу в конце года, а копии передают ежедневно в бухгалтерию. При наличии электронного документооборота распечатка необязательна. Электронные страницы подписывают ЭЦП кассира и главного бухгалтера. Необходимо предусмотреть защиту от внесения изменений после подписания книги и несанкционированного доступа. Следует помнить, что при выявленных неточностях на бухгалтерских счетах кассовая книга является документом, показывающим общую картину по движению наличности и подтверждающим правомерность операций.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector